در طی سالهای اخیر، کسب و کارهای زیادی به استفاده از VoIP روی آورده اند. علی رغم هزینه پایین و راه اندازی آسان آن، برخی مشاغل  فکر می کنند که هزینه های سخت افزاری VoIP بسیار گران است، یا اینکه نصب آن فرآیندی زمان بر و چالش برانگیز خواهد بود. اما واقعیت این است که  اگر ارائه دهنده مناسب را انتخاب کنید، انتقال شما به یک سیستم تلفن ویپ می تواند سریع و آسان باشد. ما در این نوشته قصد داریم درباره  مراحل و تجهیزات لازم برای نصب و راه اندازی ویپ (VoIP) صحبت کنیم. با ما همراه باشید!

سیستم تلفن ویپ چیست و چگونه کار می‌کند؟

VoIP مخفف Voice over Internet Protocol است. این سیستم تماس های تلفنی از طریق شبکه داخلی یا  اینترنت را برقرار میکند، نه از طریق یک خط ثابت معمولی یا یک شبکه تلفن همراه. یک سیستم VoIP با گرفتن سیگنال های صوتی آنالوگ شما، تبدیل آنها به سیگنال های دیجیتال و سپس ارسال آنها به عنوان داده از طریق خط پهنای باند شما کار می کند.

این یک راه حل بسیار مفید برای برقراری تماس است و بسیار ارزان تر از استفاده از خطوط تلفن معمولی است؛ زیرا شما مجبور نیستید هزینه تماس های تلفنی خود را بر اساس مسافت، کشوری که با آن تماس می گیرید، یا مدت زمانی که برای چت صرف می کنید، پرداخت کنید.

اهمیت VoIP در مراکز تماس

در گذشته، مدیریت یک مرکز تماس تا حدودی برای سازمان‌ها هزینه‌بر بود. موارد مختلف فنی و سخت افزاری گرفته تا نرم افزاری و موقعیت مکانی، همه و همه برای شرکت هزینه‌ساز بود. اما از زمانی که مسئله راه اندازی ویپ مطرح شده است، مراکز تماس از همه لحاظ دچار تحولات مثبتی شده‌اند. یکی از این موارد همین مسئله هزینه‌هاست. شما با استفاده از ویپ، انعطاف‌پذیری بالایی به مرکز تماس خود منتقل می‌کنید.

با نصب و راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید استراتژی‌ها، طرح‌ها و سیستم‌های متفاوتی را متناسب با نیازهای سازمان خود طراحی کنید. به همین دلیل است که می‌توان گفت راه اندازی ویپ دریچه متفاوتی از مدیریت مرکز تماس را به سوی شما خواهد گشود.

تجهیزات لازم برای نصب و راه اندازی ویپ (VoIP)

در بخش زیر به معرفی چند مورد از تجهیزات ضروری و اختیاری که برای راه اندازی ویپ به آنها نیاز دارید، معرفی می کنیم.

مودم و روتر

روتر و مودم از تجهیزات ضروری سخت افزاری VoIP هستند. مودم همان چیزی است که شما را به ارائه دهنده خدمات اینترنت (ISP) متصل می کند و به شما امکان دسترسی به شبکه جهانی وب را می دهد. یک مودم سیگنال های دیجیتال را در قالب آنالوگ ارسال و دریافت می کند، که سپس می تواند از طریق خط تلفن یا سیگنال رادیویی (در مورد مودم های بی سیم) ارسال کند.

از طرف دیگر، روتر به چندین دستگاه اجازه می دهد تا به یک شبکه متصل شوند و بسته های داده را به مکان مناسب در یک شبکه هدایت کنند. این تجهیزات گیرندگان را بر اساس آدرس پروتکل اینترنت آنها شناسایی می کند.

گیت وی

گیت وی دستگاهی است که سیگنال های سیستم تلفن آنالوگ را به بسته های قابل درک VoIP تبدیل می کند. این می تواند ده ها تماس (حتی صدها) را به طور همزمان انجام دهد، بنابراین می توانید زیرساخت سیستم تلفن قدیمی خود را حفظ کنید و در عین حال از مزایای VoIP بهره مند شوید.

همچنین گیت وی امکان ارتباط همه کاره بین اینترنت و شبکه عمومی تلفن سوئیچ شده (PSTN) را فراهم می کند. به عبارت دیگر، شما می توانید از رایانه خود برای برقراری تماس از طریق گیتوی VoIP استفاده کنید. مزیت اصلی یک این سیستم، اتصال آن است که فراتر از یک سیستم تلفن معمولی می تواند به سیستم های برون مرزی با هزینه پایین تر متصل شود.

تلفن های رومیزی VoIP

یک تلفن رومیزی VoIP مانند یک تلفن سنتی به نظر می رسد با این تفاوت که می تواند به کاربرانی که با فناوری VoIP آشنایی ندارند، کمک کند تا با ویژگی هایی مانند صفحه نمایش داخلی برای شناسایی تماس گیرنده و شماره گیری سریع احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

یک هدست VoIP، با هدفون و میکروفون، به شما امکان می دهد که از فاصله 25 تا 100 متری با اتصال بلوتوث تماس برقرار کنید. با وجود چنین دستگاه‌هایی دیگر دردسرهای یک جا نشستن طولانی، در دست نگه داشتن تلفن، صدا و نویز اضافی را نخواهید داشت.

مراحل راه اندازی VoIP

مدیر یا مسئول مربوطه می‌توانند با توجه به نیازهایی که مجموعه دارد، مرکز تماس خود را به بهترین شکل ممکن تجهیز کند. برای مشاهده عملکرد، ضبط تماس‌ها، رضایت مشتری و نیازهایی از این دست، راه اندازی ویپ می‌تواند گام موثری در راستای مدیریت مرکز تماس باشد. شما می‌توانید با کمک کارشناسان و متخصصان در زمینه نسبت به راه اندازی مرکز تماس در مجموعه خود اقدام کنید. برای این منظور به هفت قدم اساسی راه‌اندازی ویپ توجه کنید:

1. شناسایی نیازهای کسب و کار
2. راه اندازی شبکه داخلی
3. بررسی اتصال اینترنت
4. شناسایی انواع VoIP
5. تعیین بودجه
6. انتخاب ارائه دهنده VoIP مناسب
7. دریافت شماره تلفن
8. نصب سیستم ویپ جدید

مزایای راه اندازی ویپ

همان‌طور که اشاره شد، راه اندازی مرکز تماس یک گام موثر در مدیریت بهینه و هوشمند مرکز تماس است. نرم افزار VoIP امکانات مختلفی در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید مرکز تماس خود را مدیریت کنید. شما با انتخاب بهترین VoIP برای مجموعه خود باعث تحولات مهمی در ساختار مدیریتی خود می‌شوید.

کاهش هزینه‌ها

راه اندازی ویپ هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی عوامل و زیرساخت‌های مرکز تماس را کاهش می‌دهد. همچنین هزینه‌های سربار و اضافی را نیز تا حد قابل قبولی کاهش می‌دهد. به عنوان مثال برای تهیه ماژول‌های مختلف نیاز به صرف هزینه‌های بیشتر نیست.

بهبود کیفیت تماس

با راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید کیفیت تماس‌های خود را افزایش دهید. همان‌طور که می‌دانید مرکز تماس نقش مهمی در مدیریت در جذب مشتریان دارد، در نتیجه این بهبود تماس منجر به بهبود رضایت مشتری نیز می‌شود. بنابراین نقش سیستم تلفنی ویپ در افزایش رضایت مشتریان را جدی بگیرید! البته این موضوع در گرو وجود کارشناسان خبره و آموزش‌دیده نیز هست.

افزایش رضایت مصرف‌کننده

کیفیت برقراری ارتباط، کوتاه بودن انتظار و بسیاری مسائل دیگر که با راه اندازی سیستم مدیریتی ایجاد می‌شود، همه باعث افزایش رضایت مصرف‌کننده خواهد شد. به همین دلیل به راحتی می‌توان گفت که با راه اندازی ویپ شما می‌توانید از بابت رضایت مشتری خاطرجمع باشید.

بهترین ارائه دهنده VoIP کدام است؟

نصب و راه اندازی ویپ، اولین گام بعد از خرید آن است. ما در این مقاله درباره ویپ و اینکه چگونه ویپ را راه اندازی کنیم، صحبت کردیم. شما صاحب هر کسب و کاری که باشید، می‌توانید با خرید سیستم VoIP ارتباطات خود را تقویت کنید. برای خرید، نصب و راه اندازی ویپ (VoIP) شما باید دنبال بهترین شرکت ارائه هنده ویپ باشید. سامانه الوویپ با سال‌ها سابقه درخشان در زمینه خدمات تلفن اینترنتی، مرکز تلفنی VoIP، ماژول تلفن گویا و … بهترین گزینه برای شرکت ها است.

منبع: سایت الوویپ (https://alovoip.ir/)