سیستم تلفنی VoIP (Voice over Internet Protocol) یک راهکار مدرن و کارآمد برای ارتباطات تلفنی در سازمان‌ها و کسب و کارهاست که باعث بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها می‌شود. یکی از اصلی‌ترین مزایای نصب VoIP این است که این فناوری به شما اجازه می‌دهد تا ارتباطات صوتی و تصویری خود را از طریق اینترنت انجام دهید، که این به معنای کاهش هزینه‌های مرتبط با تماس‌های بین‌المللی و بلند مدت است. چنانچه علاقه مندید همه آنچه را که برای نصب و راه اندازی VoIP نیاز است را بررسی کنید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.  

دلیل راه اندازی مرکز تماس VoIP

امروزه، مراکز تماس عمدتا به خدمات تلفن مبتنی بر شبکه (اینترنت) متکی هستند. این مسئله نه تنها خدماتی که مرکز تماس (کال سنتر) به شکل مناسب‌تری نمایش می‌دهد، بلکه کارشناسان را قادر می‌سازد تا با توان بیشتری کارهای لازم را انجام دهند. بدین ترتیب هم در راستای بهبود رضایت مشتریان خود گام خواهید برداشت و هم کار را برای کارشناسان مجموعه خود راحت‌تر خواهید کرد. این موضوع به این شکل انجام می‌شود که مشتری راحت‌تر با شما ارتباط برقرار خواهد کرد و این میان کارشناسان مرکز تماس به دلایل مختلف توان پشتیبانی و ارائه خدمات بیشتری خواهند داشت.

اهمیت VoIP در مراکز تماس

در گذشته، مدیریت یک مرکز تماس تا حدودی برای سازمان‌ها هزینه‌بر بود. موارد مختلف فنی و سخت افزاری گرفته تا نرم افزاری و موقعیت مکانی، همه و همه برای شرکت هزینه‌ساز بود. اما از زمانی که مسئله راه اندازی ویپ مطرح شده است، مراکز تماس از همه لحاظ دچار تحولات مثبتی شده‌اند. یکی از این موارد همین مسئله هزینه‌هاست. شما با استفاده از ویپ، انعطاف‌پذیری بالایی به مرکز تماس خود منتقل می‌کنید.

با نصب و راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید استراتژی‌ها، طرح‌ها و سیستم‌های متفاوتی را متناسب با نیازهای سازمان خود طراحی کنید. به همین دلیل است که می‌توان گفت راه اندازی ویپ دریچه متفاوتی از مدیریت مرکز تماس را به سوی شما خواهد گشود.

تجهیزات لازم برای نصب و راه اندازی ویپ (VoIP)

در بخش زیر به معرفی چند مورد از تجهیزات ضروری و اختیاری که برای راه اندازی ویپ به آنها نیاز دارید، معرفی می کنیم.

مودم و روتر

روتر و مودم از تجهیزات ضروری سخت افزاری VoIP هستند. مودم همان چیزی است که شما را به ارائه دهنده خدمات اینترنت (ISP) متصل می کند و به شما امکان دسترسی به شبکه جهانی وب را می دهد. یک مودم سیگنال های دیجیتال را در قالب آنالوگ ارسال و دریافت می کند، که سپس می تواند از طریق خط تلفن یا سیگنال رادیویی (در مورد مودم های بی سیم) ارسال کند.

از طرف دیگر، روتر به چندین دستگاه اجازه می دهد تا به یک شبکه متصل شوند و بسته های داده را به مکان مناسب در یک شبکه هدایت کنند. این تجهیزات گیرندگان را بر اساس آدرس پروتکل اینترنت آنها شناسایی می کند.

گیت وی

گیت وی دستگاهی است که سیگنال های سیستم تلفن آنالوگ را به بسته های قابل درک VoIP تبدیل می کند. این می تواند ده ها تماس (حتی صدها) را به طور همزمان انجام دهد، بنابراین می توانید زیرساخت سیستم تلفن قدیمی خود را حفظ کنید و در عین حال از مزایای VoIP بهره مند شوید.

همچنین گیت وی امکان ارتباط همه کاره بین اینترنت و شبکه عمومی تلفن سوئیچ شده (PSTN) را فراهم می کند. به عبارت دیگر، شما می توانید از رایانه خود برای برقراری تماس از طریق گیتوی VoIP استفاده کنید. مزیت اصلی یک این سیستم، اتصال آن است که فراتر از یک سیستم تلفن معمولی می تواند به سیستم های برون مرزی با هزینه پایین تر متصل شود.

تلفن های رومیزی VoIP

یک تلفن رومیزی VoIP مانند یک تلفن سنتی به نظر می رسد با این تفاوت که می تواند به کاربرانی که با فناوری VoIP آشنایی ندارند، کمک کند تا با ویژگی هایی مانند صفحه نمایش داخلی برای شناسایی تماس گیرنده و شماره گیری سریع احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

یک هدست VoIP، با هدفون و میکروفون، به شما امکان می دهد که از فاصله 25 تا 100 متری با اتصال بلوتوث تماس برقرار کنید. با وجود چنین دستگاه‌هایی دیگر دردسرهای یک جا نشستن طولانی، در دست نگه داشتن تلفن، صدا و نویز اضافی را نخواهید داشت.

مراحل راه اندازی VoIP

مدیر یا مسئول مربوطه می‌توانند با توجه به نیازهایی که مجموعه دارد، مرکز تماس خود را به بهترین شکل ممکن تجهیز کند. برای مشاهده عملکرد، ضبط تماس‌ها، رضایت مشتری و نیازهایی از این دست، راه اندازی ویپ می‌تواند گام موثری در راستای مدیریت مرکز تماس باشد. شما می‌توانید با کمک کارشناسان و متخصصان در زمینه نسبت به راه اندازی مرکز تماس در مجموعه خود اقدام کنید. برای این منظور به هفت قدم اساسی راه‌اندازی ویپ توجه کنید:

1. شناسایی نیازهای کسب و کار
2. بررسی اتصال اینترنت
3. شناسایی انواع VoIP
4. تعیین بودجه
5. انتخاب ارائه دهنده VoIP مناسب
6. دریافت شماره تلفن
7. نصب سیستم ویپ جدید

مزایای راه اندازی ویپ

همان‌طور که اشاره شد، راه اندازی مرکز تماس یک گام موثر در مدیریت بهینه و هوشمند مرکز تماس است. نرم افزار VoIP امکانات مختلفی در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید مرکز تماس خود را مدیریت کنید. شما با انتخاب بهترین VoIP برای مجموعه خود باعث تحولات مهمی در ساختار مدیریتی خود می‌شوید.

کاهش هزینه‌ها

راه اندازی ویپ هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی عوامل و زیرساخت‌های مرکز تماس را کاهش می‌دهد. همچنین هزینه‌های سربار و اضافی را نیز تا حد قابل قبولی کاهش می‌دهد. به عنوان مثال برای تهیه ماژول‌های مختلف نیاز به صرف هزینه‌های بیشتر نیست.

بهبود کیفیت تماس

با راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید کیفیت تماس‌های خود را افزایش دهید. همان‌طور که می‌دانید مرکز تماس نقش مهمی در مدیریت در جذب مشتریان دارد، در نتیجه این بهبود تماس منجر به بهبود رضایت مشتری نیز می‌شود. بنابراین نقش سیستم تلفنی ویپ در افزایش رضایت مشتریان را جدی بگیرید! البته این موضوع در گرو وجود کارشناسان خبره و آموزش‌دیده نیز هست.

تداوم کسب و کار

در صورت بروز هرگونه مشکل‌، ارائه‌دهندگان خدمات ویپ می‌توانند به سرعت مشکلات احتمالی را برطرف کنند. اگر سیستم مرکز تماس شما دچار مشکل شود، مشکلات به سرعت برطرف شود و تداوم ارتباطات حفظ شود. 

افزایش رضایت مصرف‌کننده

کیفیت برقراری ارتباط، کوتاه بودن انتظار و بسیاری مسائل دیگر که با راه اندازی سیستم مدیریتی ایجاد می‌شود، همه باعث افزایش رضایت مصرف‌کننده خواهد شد. به همین دلیل به راحتی می‌توان گفت که با راه اندازی ویپ شما می‌توانید از بابت رضایت مشتری خاطرجمع باشید.

بهترین ارائه دهنده VoIP کدام است؟

نصب و راه اندازی ویپ، اولین گام بعد از خرید آن است. ما در این مقاله درباره ویپ و اینکه چگونه ویپ را راه اندازی کنیم، صحبت کردیم. شما صاحب هر کسب و کاری که باشید، می‌توانید با خرید سیستم VoIP ارتباطات خود را تقویت کنید. برای خرید، نصب و راه اندازی ویپ   (VoIP)  شما باید دنبال بهترین شرکت ارائه هنده ویپ باشید. سامانه الوویپ با سال‌ها سابقه درخشان در زمینه خدمات تلفن اینترنتی، مرکز تلفنی VoIP، ماژول تلفن گویا و … بهترین گزینه برای شرکت ها است.

به نقل از: وب سایت الوویپ (/https://alovoip.ir)