در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات، استفاده از نرم‌افزارها و بهره‌ بردن از قابلیت‌ها و مزایای آن‌ها به یکی از اصلی‌ترین نیازهای هر کسب و کار تبدیل شده است. در سال 1403، کسب و کارها نیازمند نرم‌افزارهایی هستند که به آنها کمک کنند تا در محیط رقابتی پویا و پیچیده امروز، پیشرو باشند. استفاده از نرم‌افزارهای مناسب می‌تواند بهره‌وری را افزایش داده، فرآیندها را بهینه‌سازی نماید و به کسب و کارها کمک کند با چالش‌های فعلی و آینده سازگار شوند. در این مقاله، به بررسی منتخب 6 نرم‌افزاری که هر کسب و کار در سال 1403 به آن نیاز دارد، می‌پردازیم.

6 نرم افزاری که هر کسب و کاری در سال 1403 به آن نیاز دارد.

نرم افزارها و سامانه‌های مختلفی وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها کاربردها و قابلیت‌های خاصی دارند، اما در بین آن‌ها، 6 نرم افزار منتخب و ضروری وجود دارد، که هر کسب و کاری برای افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها، به آن‌ها نیاز دارد؛ این 6 نرم افزار منتخب عبارت‌اند از:

1. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
2. نرم افزار مدیریت کارها و پروژه‌ها
3. نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار
4. نرم افزار مدیریت مستندات
5. نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری
6. نرم افزار اتوماسیون اداری

1- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یک ابزار استراتژیک است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را با مشتریان بهبود بخشند و اطلاعات مشتریان را مدیریت کنند. این نرم افزار با هدف بهبود تجربه مشتری، سازماندهی ارتباطات و برقراری ارتباط موثر با مشتریان طراحی شده است.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به کسب و کارها کمک می‌کند تا اطلاعات جامعی درباره مشتریان خود جمع‌آوری و ذخیره کنند. این اطلاعات شامل اطلاعات تماس، تاریخچه خرید، نیازها و ترجیحات مشتریان است. با داشتن این اطلاعات، کسب و کارها می‌توانند روابط خود را با مشتریان بهبود بخشند و به شکلی هدفمندتر به آنها خدمت رسانی کنند.

همچنین این نرم افزارها امکاناتی مانند مدیریت تیکت‌ها، پشتیبانی از چت آنلاین و مدیریت شبکه‌های اجتماعی را ارائه می‌دهند؛ علاوه بر این موارد نرم افزار CRM امکاناتی را برای تحلیل داده‌های مشتریان فراهم می‌کند. با تحلیل این داده‌ها، کسب و کارها می‌توانند بازاریابی خود را بهینه کنند و به شکلی هدفمندتر به مشتریان خود پیشنهادات و تخفیفات ارائه دهند. همچنین، می‌توانند استراتژی‌های بازاریابی خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مشتریان تنظیم کنند.

2- نرم افزار مدیریت کارها و پروژه ها

نرم افزار مدیریت کارها و پروژه‌ها (Project Management Software) یک ابزار قدرتمند است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت پروژه را بهبود بخشند، تسک‌ها را برنامه‌ریزی کنند و پیشرفت پروژه را پیگیری نمایند. با استفاده از نرم افزار مدیریت کارها و پروژه‌ها، کاربران می‌توانند پیشرفت پروژه را پیگیری نمایند و به راحتی مشاهده کنند که کدام کار‌ها تکمیل شده‌اند، کدام کار‌ها در حال انجام هستند و کدام کار‌ها به تأخیر افتاده‌اند؛ این امکان کمک می‌کند تا بهبودهای لازم در برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه اعمال شود.

علاوه بر این، نرم افزار مدیریت کارها امکاناتی مانند اشتراک فایل، برنامه‌ریزی دسترسی و تبادل پیام را فراهم می‌نمایند، که به تیم‌ها کمک می‌کند در یک محیط مشترک کار کنند و به صورت همزمان اطلاعات را به اشتراک بگذارند.

3- نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS یک نوع نرم افزار است که برای مدیریت و اجرای فرایندهای کسب و کار در سازمان‌ها و کسب و کارها استفاده می‌شود. این نرم افزارها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا فرایندهای خود را به صورت مرتبط و هماهنگ مدیریت نمایند و بهبودهای لازم را در آن‌ها اعمال کنند.

مهم‌ترین قابلیت نرم افزار BPMS، امکان طراحی فرایندها با استفاده از نماد‌های تصویری و المان‌های بصری است؛ با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانید با Drag&Drop المان‌ها و نماد‌های مدلسازی فرایند، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایید.

علاوه بر خودکارسازی فرایند و اجرای آن‌ها در سامانه‌های سازمان، امکانی برای مانیتورینگ و پیگیری فرایندها نیز فراهم شده است؛ نرم افزارهای BPM به کاربران امکان می‌دهند تا فرایندها را به صورت زمان واقعی مانیتور کنند و وضعیت و جریان کار را پیگیری نمایند. شایان ذکر است که امکان طراحی فرم نیز در نرم افزار BPMS فراهم است و شما می‌توانید انواع مختلفی از فرم‌های اطلاعاتی را طراحی نمایید و در فرایندهای خود از آن استفاده کنید.

4- نرم افزار مدیریت مستندات

نرم افزار مدیریت مستندات (Document Management Software) سیستمی است که برای مدیریت و سازماندهی مستندات و اطلاعات در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این نرم افزارها قابلیت‌های متنوعی را برای ذخیره، جستجو، به اشتراک گذاری، ویرایش و نگهداری مستندات فراهم می‌کنند. برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات عبارت‌اند از:

• ذخیره و سازماندهی مستندات
• جستجوی پیشرفته مستندات
• اشتراک گذاری مستندات
• کنترل نسخه و نگهداری از نسخ قبلی اسناد
• حفظ امنیت و کنترل دسترسی کاربران به مستندات
• و…

5- نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری

نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری (Financial and Accounting Management Software) سیستمی است که برای مدیریت و ثبت عملیات مالی و حسابداری سازمان‌ها و کسب و کارها استفاده می‌شود. این نرم افزارها به کمک ابزارها و قابلیت‌های مختلف، فرآیندهای مالی و حسابداری را بهبود می‌بخشند و اطلاعات مالی را به صورت دقیق و موثق ثبت و تجزیه و تحلیل می‌کنند. برخی از نرم افزارهای مدیریت مالی امکان اتصال و ادغام با سایر سیستم‌ها و برنامه‌های سازمانی را دارند و این اتصالات باعث بهبود جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان و گردش داده‌ها در سازمان می‌گردد و تداخلات دستی را کاهش می‌دهد.

همچنین نرم افزار مدیریت مالی و حسابداری امکان تهیه گزارشات مالی استاندارد و قابل اعتماد را نیز فراهم می‌کنند، که به صورت خودکار تولید می‌شوند. این گزارش‌ها می‌توانند به صورت دوره‌ای یا برای نیازهای خاص تهیه شوند و به مدیران و سایر صاحبان سازمان ارائه گردند.

6- نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری را می‌توان جزو اصلی‌ترین نیازهای کسب و کارها در نظر گرفت؛ نرم افزار اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده است، که هر کدام قابلیت‌ها و کاربردهای مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد. برخی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری عبارت‌ند از:

• زیرسیستم مدیریت مکاتبات
• زیرسیستم مدیریت مستندات
• زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
• زیرسیستم مدیریت ارتباطات
• زیرسیستم مدیریت جلسات
• زیرسیستم مدیریت کارها
• و…

نرم افزار اتوماسیون اداری به تنهایی قابلیت‌ها و کاربردهای بسیار متنوعی دارد و در بخش‌ها و سطوح مختلفی از سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌توان به جای خریداری و پیاده‌سازی چندین سامانه و نرم‌افزار جدا از هم در سازمان، از یک نرم‌افزار یکپارچه و متمرکز استفاده نمود. به کمک اتوماسیون اداری می‌توانید تمامی مکاتبات خود را مدیریت کنید، فرم‌ها، نامه‌ها و درخواست‌ها را در سازمان به گردش در آورید، مستندات را به صورت الکترونیکی ثبت، بایگانی و نگهداری نمایید، فرایندهای سازمانی و اداری را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی کنید و در تمامی پروژه‌ها، تیم‌ها و کارها را مدیریت نمایید.

شایان ذکر است که اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان را نیز دارد و می‌توانید آن را به سامانه‌هایی مانند CRM، مالی و حسابداری، انبارداری، حضور و غیاب و… متصل کنید و داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را در محیطی یکپارچه و متمرکز، فراخوانی نمایید و به گردش بیاندازید.