فرمول اکسل چیست؟ — آشنایی با انواع توابع در نرم افزار اکسل + فیلم آموزش اکسل
نرم افزار اکسل به عنوان یکی از برنامه های کاربردی با قابلیت محاسبات ریاضی و آمار به همراه فرمول ها و توابع مهمی شناخته می شود که کاربران زیادی در مشاغل و رشته های تحصیلی مختلفی به این فرمول ها نیاز دارند و با آنها پروژه های خود را انجام می دهند. فرمول اکسل نقش متمایزی در این نرم افزار ایفا می کند و در واقع خیلی از کاربران وجود فرمول ها و توابع جالب در این برنامه را نقطه کلیدی اکسل می دانند. در ادامه این مقاله می خواهیم با الفبای فرمول نویسی در اکسل آشنا شویم و لیست توابع آن را همراه با مثال های کاربردی بیاوریم.
معرفی فرمول ها در اکسل
در برنامه ی اکسل که از سری نرم افزارهای اداری در مجموعه مایکروسافت آفیس می باشد، توابع و فرمول هایی وجود دارد تا بتوانیم بر روی محدوده های از سلول های اکسل عملیات ریاضی، آماری، منطقی و مهندسی مطابق با نوع کار مورد نظر انجام دهیم. در فرمول های اکسل می توانیم به سادگی از عملیات مرسوم ریاضی چهارگانه یعنی ضرب، تقسیم، جمع و تفریق استفاده کنیم و همچنین از فرمول های تخصصی مربوط به هر رشته ی تحصیلی از بین صدها فرمول موجود در آن استفاده کنیم.
برخی از فرمول های ریاضی ساده که برای همه ما در دوران تحصیلی آشنا هستند شامل فرمول میانگین، فرمول کمینه، فرمول بیشینه، فرمول میانه و … می باشد که برای هرکدام از آنها یک فرمول مجزا تعریف شده است. در تمامی فرمول های اکسل اصطلاحی به نام توابع یا Function وجود دارد. فرمول های تخصصی عملا دارای توابعی هستند که می توانند برای ما محاسباتی خاص با آرگومان ها و مقادیری که به آن می دهیم انجام دهند. در واقع فرمول و توابع در یک قالب هستند و هر فرمول می تواند دارای توابع باشد و توابع هم در ساختار یک فرمول بکار گرفته می شوند، پس ارتباط نزدیکی با هم دارند ولی با هم تفاوت هم دارند. تمامی فرمول ها و توابع موجود در اکسل را می توانیم به صورت حرفه ای با مجموعه آموزش اکسل فرادرس یاد بگیریم.
آشنایی با قواعد نوشتن فرمول اکسل
برای اینکه شروع به فرمول نویسی در یک سلول اکسل کنیم ابتدا نیاز است یک علامت مساوی (=) را در شروع کار وارد کنیم و پس از آن با لیست کشویی که در ادامه ی مسیر تایپ ظاهر می شود مواجه خواهیم شد. در این حالت می توانیم کلیه ی فرمول های ساده و دارای توابع تخصصی را در ادامه آن بیاوریم. اگر بخواهیم یک عملگر ساده را در قالب یک عمل ریاضی تعریف کنیم کافی است به جای هر کدام از آنها از علامت آن عملگر بین اعداد استفاده کنیم.
عملگرهای اصلی قابل استفاده در فرمول اکسل عبارتند از:
- جمع با علامت +
- تفریق با علامت –
- ضرب با علامت *
- تقسیم با علامت /
- توان با علامت ^
- درصد با علامت %
به طور مثال برای عملیات جمع باید به صورت زیر فرمول نویسی را در اکسل انجام دهیم :
=15+20
=2+3+9+8
حال اگر بخواهیم از فرمول ضرب و تقسیم و توان هم استفاده کنیم کافیست مانند مثال های زیر عمل کنیم:
=8*2
=15/3
=3^2
اجزای تشکیل دهنده فرمول اکسل
همانطور که در بالا اشاره کردیم فرمول ها معمولا از عملگرهای گفته شده، آدرس سلول ها یا اعداد ثابت تشکیل شده است. ولی اگر بخواهیم کامل به اجزای تشکیل دهنده ی فرمول اکسل بپردازیم باید به 4 مورد به صورت کامل اشاره کنیم که این موارد عبارتند از:
- مقدارهای ثابت عددی
- آدرس سلول اکسل
- عملگرهای ریاضی
- توابع اکسل
در ادامه به معرفی هر کدام از اجزای تشکیل دهنده ی فرمول های اکسل می پردازیم.
- مقدارهای ثابت
همانطور که اسم آن مشخص است برای افزودن مقدار ثابت چه به صورت عددی و چه به صورت متنی کاربرد دارد که مقدار آنها تغییر نمی کند.
نکته : مقدارهای متنی را باید در داخل علامت دابل کوتیشن (“”) قرار دهیم و از آنها در فرمول نویسی استفاده کنیم.
ولی برای مقادیر عددی نیازی نیست داخل دابل کوتیشن باشد چون از نوع عددی خارج می شود و توسط اکسل به عنوان یک رشته متنی شناسایی می شود. در این حالت دیگر نمی توانیم مانند نوع عددی بر روی این مقدار متنی عملیات ریاضی و محاسباتی را اعمال کنیم.
- آدرس سلول
آدرس های سلول ها را می توانیم به صورت مستقیم در فرمول ها استفاده کنیم که به صورت آدرس حرفی و عددی یک سلول می باشد مانند A1 یا B5 که در واقع وقتی از آدرس سلول استفاده می کنیم در واقع دیگر مقداری ثابت را وارد نمی کنیم و هر بار می توانیم مقدار سلول مورد نظر را تغییر دهیم و فرمول هم به صورت خودکار مقدار سلول نتیجه را تغییر می دهد.
- عملگرهای ریاضی
عملگرها از بخش های مهم یک فرمول هستند که می توانند ربط دهنده ی بین توابع و مقادیر استفاده شده باشند.
عملگرها در اکسل به 4 دسته تقسیم می شوند که شامل:
- عملگرهای مقایسه
- عملگرهای رشته متنی
- عملگرهای محاسبات
- عملگرهای آدرس
از عملگرها برای عملیات مقایسه، محاسبه و اتصال بین رشته های متنی استفاده کرد. یک نوع عملگر هم هست که محدوده ی سلول ها را مشخص می کند که ادامه انواع آنها را با مثال نام می بریم :
- عملگرهای مقایسه کردن
از این نوع عملگرهای رابطه ای برای مقایسه کردن مقدارهای موجود در فرمول و سلول های آورده شده استفاده می کنیم. نتیجه ای که بعد از تایید کردن فرمول و مقایسه بین مقادیر بدست می آید برابر با درست (True) و نادرست (False) بودن است.
- عملگرهای رشته های متنی
یکی از مهمترین عملگرهای رشته های متنی برای اتصال دادن بین رشته های متنی استفاده می شود، عملگر اندیس & است. اگر بخواهیم چند سلول اکسل را که رشته متنی داخل آن قرار دارد بهم متصل کنیم و تبدیل به یک رشته متنی واحد کنیم می توانیم از عملگر & در بین آنها استفاده کنیم. به طور مثال اگر در سلول A1 عبارت Fara و در سلول A2 عبارت متنی Dars قرار گرفته باشد وقتی در سلول A3 فرمول زیر را وارد کنیم مقدار نهای برابر با عبارت Faradars خواهد بود.
=A1&A2
همچنین اگر بخواهیم بین مقدار متنی موجود در سلول هنگام ادغام کردن فاصله ای قرار دهیم می توانیم از علامت دابل کوتیشن با فصله (” “) استفاده کنیم.
=A1&” “&A2
- عملگرهای محاسبات ریاضی
از این عملگرها همانطور که مشخص است می توانیم برای انجام عملیات های مشخص ریاضی استفاده کنیم که در جدول زیر می توانید آنها را همراه با مثال ملاحظه کنید :
- عملگرهای آدرس
برای اینکه بین سلول ها محدوده ای را مشخص و تعریف کنیم می توانیم از دو عملگر مهم که دو نقطه (:) و ویرگول نقطه (;) است استفاده کنیم. البته در بعضی اوقات هم عبارت ویرگول نقطه به صورت فارسی (؛) را می توانیم استفاده کنیم.
در تصویر زیر می توانید همراه با مثال جزئیات استفاده از عملگرهای آدرس را مشاهده کنید:
- توابع اکسل
و در آخر هم آخرین بخش از اجزای یک فرمول را توابع تشکیل می دهند. لیست توابع مختلفی در اکسل وجود دارد. بخاطر اهمیت این بخش سربرگ مجزایی به نام Formula در اکسل وجود دارد که شامل دسته بندی توابع متنی، توابع مالی، توابع منطقی، توابع تاریخ و زمان، توابع ریاضی، توابع منابع، توابع آماری، توابع مهندسی و … می باشد. توابع می توانند صفر تا چند ورودی و آرگومان داشته باشند که توسط راهنمای نوشتاری فرمول در اکسل به شما پیشنهاد داده می شود تا آنها را تکمیل کنید. پس هر تابع را که بخواهید در صورت نیاز ورودی های بیشتر و کمتری را می توانیم مقداردهی کنید. تابع های موجود در اکسل بعد از اینکه ورودی ها را در داخل فرمول دریافت می کنند بر روی آنها محاسبات را انجام می دهند و در نتیجه مقدار نهایی را به صورت خروجی در همان سلولی که فرمول را نوشته ایم نمایش می دهند.
نکته : اگر بخواهیم فرمولی را که در یک سلول نوشته ایم مجدد باز کنیم و آن را تغییر دهیم می توانیم با زدن کلیک F2 یا دابل کردن بر روی آن سلول ویرایش کنیم.
سوال : اولویت انجام محاسبات عددی در فرمول نویسی چگون است؟
در هنگام نوشتن مقادیر و عملگرهای مورد استفاده در یک سلول باید دقت کنیم که محاسبات در اکسل از چپ به راست انجام می شود. و در ادامه ی مسیر هم عملگرهایی با اولویت بالاتر از عملگرهای دیگر زودتر اجرا می شوند. در ابتدا اولویت عملگر ضرب و تقسیم است و بعد از عملگرهای جمع و تفریق؛ حال اگر یک محاسبه ابتدا داخل پرانتز باشد ابتدا محاسبه ی داخل پرانتز انجام می شود و سپس عملگرهای با اولویت بالاتر از چپ به راست اجرا می شوند.
مثال : به طور مثال می خواهیم نتیجه عبارت زیر را بدست بیاوریم :
=5+1*3
مقدار نهایی برای عبارت فوق در یک سلول اکسل کدام است 8 یا 18؟
چون در هنگام انجام عملیات ریاضی اولویت عملگر ضرب از عملگر جمع بالاتر است پس ابتدا باید عمل ضرب کردن انجام شود بعد از هم عمل جمع کردن اجرا شود.
پس پاسخ عبارت فوق عدد 8 می باشد.
حال اگر بخواهیم ابتدا مقدار جمع بدست آید و سپس در عدد مورد نظر ضرب شود باید از اولویت بالاتر پرانتز که در بالا ذکر شد استفاده کنیم. در این حالت ابتدا مقادیر 1+5 را داخل پرانتز می گذاریم (1+5) سپس عملگر ضرب را بعد از پرانتز می آوریم که به صورت زیر می باشد :
=(5+1)*3
در این حالت مقدار عبارت فوق عدد 18 می باشد.
به همین سادگی با بحث اولویت بندی عملگرها در اکسل آشنا شدیم.
بررسی ساختار توابع در فرمول اکسل
برای اینکه با ساختار توابع در یک فرمول اکسل بیشتر بدانیم ابتدا باید با انواع توابع و دسته بندی های آشنا آشنا شویم.
در نرم افزار اکسل هر کدام از توابع با در نظر گرفتن نوع کاربرد و استفاده ای که برای کاربران، دانشجویان و کارمندان دارد به دسته بندی های مشخصی تقسیم می شوند که عبارتند از :
- توابع مهندسی
- توابع ریاضی و مثلثاتی
- توابع آماری
- توابع جستجو و مرجع
- توابع منطقی
- توابع اطلاعاتی
- توابع متنی
- توابع پایگاه داده
- توابع تاریخ و ساعت
- توابع مالی
با نگاه به توابع مورد استفاده در دسته بندی های فوق می توان متوجه شویم که توابع همان فرمول اکسل از قبل نوشته شده است که کار ما را هنگام نوشتن فرمول نویسی راحتتر می کند و برای سادگی کاربران به صورت آماده قرار داده شده است. طرز استفاده از هر تابع بسیار ساده است و کافیست بر روی سلولی که می خواهیم نتیجه ی عملیات تابع در آن نمایش داده شود کلیک کنیم و سپس با وارد کردن عبارت مساوی (=) شروع به نوشتن تابع مورد نظر کنیم، در این حالت لیست کشویی مورد نظر برای توابعی که ما تایپ کرده ایم نمایش داده می شود و می توانیم یکی از آنها را انتخاب کنیم. بعد از انتخاب تابع مورد نظر حال نوبت به وارد کردن آرگومان ها و عناصر داخل تابع می رسد.
ساختار توابع در اکسل به صورت خلاصه شامل شکل زیر می باشد :
(… ; آرگومان 2 ; آرگومان 1) تابع
برای اینکه بتوانیم براحتی تابع و آرگومان مورد نظر در داخل آن را بدون خطا وارد کنیم می توانیم از گزینه ی Insert Function در سربرگ Formula استفاده کنیم که مطابق تصویر زیر کادری نمایش داده می شود که کافیست تابع مورد نظر را ابتدا سرچ کنیم و بعد بر روی آن کلیک کرده و گزینه ی OK را بزنید تا وارد مرحله ی ورود آرگومان های تابع شویم.
طبق تصویر فوق در بخش Search for a Function می توانیم همان تابعی که مد نظرمان هست را وارد کنیم و همچنین از لیست کشویی مقابل عبارت Or select a category دسته بندی مورد نظر بین دسته های توابع اکسل که در بالا ذکر شد را انتخاب کنیم تا در بخش زیرین آن یعنی Select a function توابع دسته بندی مورد نظر نمایش داده شود. با دابل کلیک کردن بر روی هر کدام از توابع لیست شده وارد کادر بعدی می شویم که مطابق تصویر زیر به طور مثال برای تابع جمع SUM می توانیم حداقل 2 مقدار یا آدرس سلول را با هم جمع کنیم.
در تصویر بالا همانطور که مشخص است تابع SUM آماده دریافت آرگومان ها در کادر Number1 و Number2 است. البته وقتی بر روی کادر Number2 کلیک می کنیم کادر بعدی با نام Number3 نمایان می شود و به همین صورت الی آخر.
آشنایی با تابع جمع SUM در اکسل
در ادامه می خواهیم تابع SUM که یکی از توابع مهم در اکسل بوده و عموم افراد به آن نیاز دارند را با ذکر مثال بررسی کنیم.
- تابع جمع SUM
از این تابع برای جمع کردن مجموعه ای از اعداد و یا محدوده ای از سلول های یک فرمول اکسل استفاده می شود. گر بخواهیم مقادیر سلول های مشخص شده ای را با هم جمع کنیم که در کنار یکدیگر و مجاور هم نیستند باید بین آدرس سلول ها از عملگر آدرس ویرگول نقطه استفاده کنیم که به صورت زیر می باشد.
مثال : می خواهیم مقادیر موجود در آدرس های A1 – B5 و D11 را با هم جمع کنیم :
=SUM(A1;B5;D11)
حال اگر بخواهیم محدوده ای از آدرس مجاور هم را با تابع SUM جمع کنیم کافیست از عملگر آدرس دو نقطه استفاده کنیم :
=SUM(B1:B150)
همانطور که ملاحظه شد تابع جمع SUM را با دو روش افزودن تابع از راه سربرگ Formula و گزینه ی Insert Function و همینطور از راه ورود دستی تابع در سلول اکسل بررسی کردیم.
جمع بندی درباره انواع فرمول اکسل
در این مطلب سعی کردیم در مورد مبحث فرمول اکسل صحبت کنیم و همچنین با لیست توابع موجود در این نرم افزار به طور کامل آشنا شویم. برای اینکه بتوانیم به کلیه توابع در نرم افزار صفحه گسترده اکسل مسلط شویم می توانیم با آموزش های پروژه محور فرادرس شروع به یادگیری کلیه مباحث اکسل و فرمول نویسی کنیم.
