چرا خرید نرمافزار مدیریت پروژه مشکل مدیران را حل نمیکند؟
مدیری را در نظر بگیرید که پس از مدتها درگیری با پیگیری کارها، تأخیر پروژهها و پراکندگی اطلاعات، تصمیم میگیرد یک نرمافزار مدیریت پروژه تهیه کند. انتظارش هم معلوم است: پروژهها را وارد سیستم کند، کارها را بین اعضای تیم تقسیم کند و بدون پیگیری مداوم، وضعیت پروژهها را ببیند.
اما خیلی زود با مشکل دیگری روبهرو میشود؛ حالا باید خودش همهچیز را داخل نرمافزار تعریف کند. یک پروژه از چه مراحلی تشکیل شده؟ چه کارهایی باید انجام شود؟ ترتیب این کارها چیست؟ هر کار را چه کسی باید انجام دهد و دقیقاً چقدر زمان میبرد؟
مدیر معمولاً جواب این سؤالها را میداند، چون سالهاست در صنعت خود کار کرده و با روند انجام کارها آشناست. مشکل از جایی شروع میشود که باید این تجربه را به پروژه، مرحله و تسک داخل نرمافزار تبدیل کند؛ کاری که همیشه به سادگی چیزی که در ذهن مدیر است پیش نمیرود.
در نتیجه، نرمافزاری که قرار بود کار مدیر را راحتتر کند، خودش وقت زیادی از او میگیرد. سؤال اصلی اینجاست: اگر لازم نبود مدیر همه این جزئیات را از صفر داخل نرمافزار تعریف کند، چه؟
جایی که مشکل واقعاً شروع میشود
فرض کنید مدیر نرمافزار را خریده و حالا میخواهد یکی از پروژههای واقعی شرکتش را در آن ثبت کند. در نگاه اول کار سادهای به نظر میرسد، اما خیلی زود با سؤالات مختلفی روبهرو میشود: پروژه دقیقاً از چه مراحلی تشکیل شده؟ کدام کار قبل از دیگری است؟ مسئول هر مرحله چه کسی است؟
برای یک پروژه ساده شاید این کار سخت نباشد، اما در پروژههای واقعی شرایط فرق میکند. بعضی کارها به هم وابستهاند و بعضی مراحل چند فعالیت مختلف دارند. بخش زیادی از این جزئیات هم فقط در تجربه مدیر وجود دارد و جایی ثبت نشده است.
بنابراین مدیر باید بخشی از این تجربه را خودش به ساختار پروژه تبدیل کند: پروژه را بسازد، مرحلهها را تعریف کند، تسکها را یکییکی وارد کند. این کار بخش قابلتوجهی از زمانش را میگیرد.
اینجاست که سؤالی در ذهن مدیر مطرح میشود: آیا نرمافزار مدیریت پروژه نباید خودش در ساختن این ساختار به مدیر کمک کند؟
ایده آرکا در همتیک دقیقاً از همین نقطه شکل گرفته؛ دستیار هوشمندی که قرار است بهجای اینکه مدیر همهچیز را از صفر وارد کند، از توضیحات او درباره کسبوکار و صنعتش برای ساختن پروژه کمک بگیرد.
مدیر اطلاعات را میداند، اما ساختنش زمان میبرد
مشکل این نیست که مدیر نمیداند چه کاری باید انجام شود؛ برعکس، او جزئیات کار را بهتر از هر کسی در شرکت میشناسد. میداند سفارش چطور ثبت میشود، چه مراحلی باید طی شود و کدام کارها باید قبل از بقیه انجام شوند.
اما نرمافزار این اطلاعات را به همان شکلی که در ذهن مدیر وجود دارد دریافت نمیکند. او باید دانستههای خودش را به ساختارهای مشخص تبدیل کند: مرحله تعریف کند، تسک بسازد، مسئول هر کار را مشخص کند و ارتباط بین فعالیتها را وارد سیستم کند.
اگر این کار فقط برای یک پروژه باشد، شاید مسئله بزرگی نباشد؛ اما وقتی شرکتی چند پروژه با ساختارهای مختلف دارد، وارد کردن همه آنها زمان زیادی از مدیر و تیمش میگیرد.
اینجاست که تفاوت یک نرمافزار معمولی با نرمافزاری که دستیار هوشمند دارد خودش را نشان میدهد؛ ابزاری که فقط منتظر دریافت اطلاعات نمیماند، بلکه از توضیح مدیر درباره کسبوکارش برای ساختن پروژه واقعی استفاده میکند.
اگر نرمافزار زبان مدیر را بفهمد، چه؟
تصور کنید مدیر بهجای اینکه از همان ابتدا شروع به ساختن پروژه و تسک کند، فقط درباره کاری که قرار است انجام شود توضیح دهد؛ مثلاً بگوید شرکت چه نوع پروژههایی انجام میدهد، هر پروژه معمولاً چه مراحلی دارد و چه پستهایی در آن درگیرند.
در این حالت، بخش سخت ماجرا دیگر فقط ثبت اطلاعات نیست؛ مسئله این است که نرمافزار بتواند این توضیحات را بفهمد و به یک ساختار قابلاستفاده تبدیل کند.
نرمافزار میتواند نقش بیشتری داشته باشد؛ نه فقط ثبت اطلاعات، بلکه کمک به ساختن پروژه. مدیر بهجای ثبت دستیِ اطلاعات، با زبان خودش درباره کسبوکار و پروژههایش صحبت میکند و نرمافزار در ساختن ساختار مناسب کمکش میکند؛ حتی میتواند یک پروژه کامل در نرمافزار ایجاد کند.
بسیاری از مدیران با اینکه شناخت کاملی از صنعت خود دارند، لزوماً در تعریف پروژه، مرحلهبندی کارها و تبدیل آنها به تسکهای قابلاجرا تخصص ندارند. اگر نرمافزار بتواند این فاصله را جبران کند، مدیر زمان کمتری برای ساختن پروژه صرف میکند و سریعتر میتواند به مدیریت و اجرای واقعی پروژه بپردازد.
آرکا؛ وقتی ساختن پروژه از توضیحدادن شروع میشود
این جاست که آرکا، دستیار هوشمند همتیک، دست به کار میشود . ایده آرکا بر این اساس شکل گرفته که مدیر لازم نباشد برای شروع هر پروژه، همه جزئیات را از صفر و بهصورت دستی داخل نرمافزار وارد کند.
مدیر میتواند درباره کسبوکار و نوع فعالیتش توضیح دهد. آرکا با استفاده از این اطلاعات، ساختار، تسکها و مسئول هر تسک را مشخص میکند و یک پروژه کامل در همتیک میسازد.
برای مثال، مدیر یک مجموعه تولیدی میتواند توضیح دهد سفارشها چطور وارد مجموعه میشوند، چه مراحلی را طی میکنند و هر بخش چه مسئولیتی دارد. بهجای اینکه مدیر تکتک این موارد را در نرمافزار تعریف کند، آرکا این توضیحات را به یک پروژه واقعی تبدیل میکند.
البته این پروژه، پروژه نهایی نیست. مدیر همچنان میتواند آن را بررسی، تغییر و متناسب با روش کاری مجموعه خودش تنظیم کند. تفاوت اصلی اینجاست که دیگر لازم نیست همهچیز از یک صفحه خالی و سفید شروع شود.
نتیجه، فقط سریعتر شدن کار نیست
وقتی پروژه توسط آرکا ساخته شود، مدیر میتواند زمان بیشتری صرف خود پروژه کند، نه اینکه بخش زیادی از وقت خودش یا تیمش را صرف وارد کردن اطلاعات و تسکها در همتیک کند.
از سوی دیگر، شروع کار برای اعضای تیم هم سادهتر میشود. وقتی مراحل پروژه روشن باشد، هرکس تصویر شفافتری از کاری که باید انجام دهد دارد.
در این حالت، نرمافزار دیگر فقط جایی برای ثبت اطلاعات نیست؛ میتواند به مدیر کمک کند تجربهای را که در ذهن دارد، به پروژهای واقعی و قابلاجرا تبدیل کند.
نرمافزار مدیریت پروژه، وقتی واقعاً به مدیر کمک میکند
خرید نرمافزار مدیریت پروژه بهتنهایی قرار نیست تمام مشکلات مدیر را حل کند. ارزش واقعی زمانی ایجاد میشود که استفاده از نرمافزار برای مدیر سادهتر شود و بخشی از کارهایی که تا امروز بهصورت دستی انجام میداده، به کمک ابزارهای هوشمند انجام شود.
آرکا در همتیک با همین نگاه ساخته شده است؛ اینکه مدیر بتواند دانش و تجربهای را که درباره کسبوکارش دارد، به نرمافزار منتقل کند و برای تبدیل این اطلاعات به یک پروژه واقعی، کمک بگیرد.
در نهایت، موضوع فقط خرید یک نرمافزار جدید نیست؛ مسئله این است که نرمافزار چقدر میتواند با شیوه واقعی کار یک صنعت هماهنگ شود و بخشی از مسیر مدیریت پروژه را برای مدیر سادهتر کند.
