جیمیل آرشیو (بایگانی جیمیل) چیست و در چه مواردی از آن استفاده می شود؟
ما در وبسایت تک تیپ در این مقاله تصمیم گرفتهایم که توضیحات و آموزشی کامل از قابلیت جیمیل آرشیو ، سرویس جیمیل گوگل در اختیارتان قرار دهیم، پس برای آشنایی هر چه بیشتر با بایگانی جیمیل، با ما همراه باشید.
ما روزانه نامههای الکترونیکی بسیاری را در صندوق ورودی (اینباکس) سرویس جیمیل خود دریافت میکنیم. در میان این ایمیلها برخی برای ما اهمیت داشته و برخی دیگر نیز هیچگونه اهمیتی ندارند. نگهداری و عدم حذف این دسته از نامهها بهمرور زمان باعث افزایش شلوغی اینباکس شما میشود. به همین دلیل اگر قصد حذفشان را ندارید، میتوانید آنها را بایگانی کنید! ما در این مقاله به قابلیت جیمیل آرشیو (Gmail archive) و نحوه استفاده از آن خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
بایگانی جیمیل (جیمیل آرشیو) چیست؟
اگر میخواهید از بروز هرگونه شلوغی و یا مشاهده نامههای خوانده نشده زیاد در صندوق ورودی جلوگیری کنید، یکی از بهترین گزینهها استفاده از بایگانی جیمیل است. وقتی یک نامه الکترونیکی را به لیست آرشیو یا همان بایگانی ارسال میکنید، این ایمیل از صندوق ورودی شما پاک میشود.
بایگانی کردن جیمیلهای دریافتی با حذف آنها کاملاً متفاوت است. وقتی یک نامه را حذف میکنید، با خالی کردن پوشه trash به آن نامهها دیگر دسترسی ندارید. از طرفی دیگر، ایمیلهای بایگانی شده بهراحتی بازیابی میشوند. اما متأسفانه بسیاری از کاربران نمیدانند که این نامهها را چگونه بازیابی کنند.
نحوه بایگانی کردن ایمیل ها در جیمیل
بایگانی کردن نامه های دریافتی در سرویس جیمیل بسیار ساده و آسان است. بدین منظور تنها کافی است مراحل زیر را دنبال کرده تا ایمیل شما به لیست آرشیو انتقال پیدا کند:
- به وسیله مرورگرتان به سرویس جیمیل خود در گوگل وارد شوید.
- ایمیل هایی که قصد بایگانی آن ها را دارید انتخاب کنید.
- حال همانند تصویر فوق روی دکمه بایگانی کلیک کنید.
چگونه می توان ایمیل های بایگانی شده را در جیمیل پیدا کرد؟
یکی از موضوعاتی که نظر ما را به خودش جلب می کند نبود هیچ گونه پوشه ای به نام آرشیو در سرویس جیمیل می باشد. همین موضوع باعث می شود که بسیاری از کاربران نتوانند به جیمیل آرشیو خود دسترسی داشته باشند.
شما با دنبال کردن مراحل زیر به سادگی می توانید، به لیست ایمیل های آرشیو شده خود دسترسی داشته باشید:
- به وسیله مرورگرتان به سرویس جیمیل خود در گوگل وارد شوید.
- در منو سمت چپ صفحه روی More کلیک کنید.
- حالا روی پوشه All Mail کلیک نمایید. ایمیل هایی که دارای برچسب inbox نیستند، به عنوان ایمیل های آرشیو شده به شمار می روند.
علاوه بر این شما میتوانید به کمک قابلیت جستوجوی جیمیل به جیمیل آرشیو خود دسترسی داشته باشد. کافی است بر روی نوار جستجوی Gmail کلیک کرده و کلمات کلیدی مربوط به ایمیل بایگانیشده را که جستجو میکنید، تایپ کنید. اگر ایمیل بایگانی شده قدیمی است و کلمات کلیدی مرتبط را به خاطر نمیآورید، متن زیر را در کادر جستجوی سرویس Gmail تایپ کنید و اینتر را فشار دهید.
-in:Sent -in:Draft -in:Inbox has:nouserlabels
با تایپ این متن تمامی ایمیل های بایگانی شده نمایش داده خواهند شد.
نحوه بازیابی ایمیل های بایگانی شده در جیمیل
شما به کمک دستور العمل زیر می توانید ایمیل های خود را از لیست جیمیل آرشیو به لیست صندوق ورودی انتقال دهید:
- به وسیله مرورگرتان به سرویس جیمیل خود در گوگل وارد شوید.
- نامه ای که قبلا آن را به لیست بایگانی افزوده اید را انتخاب نمایید.
- بر روی دکمه Move to Inbox در بالای صفحه کلیک کنید.
کار تمام است!
سخن پایانی
گرچه بسیاری از وبسایتها و حتی خود گوگل نیز توضیحات زیاد و خسته کنندهای در ارتباط با ویژگی جیمیل آرشیو داده است اما ما در وبسایت تک تیپ تلاش کردیم که این سرویس را بهسادگی هر چه تمامتر برای شما عزیزان تشریح کرده و نحوه استفاده از آن را آموزش دهیم. شما میتوانید نظرات خود را در ارتباط با این آموزش با ما و دیگر کاربران از طریق کادر زیر به اشتراک بگذارید.
چرا برخی ایمیلها بهطور خودکار بایگانی میشوند؟
اگه دیدین یهویی بعضی ایمیلها بعد از اینکه براتون میان، از inbox غیب میشن و فقط توی قسمت All Mail میتونین پیداشون کنین، احتمالش هست که یکی از دلایل زیر باعث این اتفاق شده باشه.
فیلتر (Filter) ساختین؟
ممکنه یه فیلتر قبلاً ساختین که بهصورت خودکار ایمیلهایی با یه شرایط خاص رو آرشیو (Archive) کنه. مثلا گفتین که هر ایمیلی از یه فرستنده خاص اومد، مستقیم بفرسته به آرشیو و دیگه توی inbox نشون داده نشه.
نرمافزار یا اپ ایمیلتون تنظیم خاصی داره؟
بعضی وقتا برنامههایی مثل اپهای موبایل، یا حتی افزونههایی که روی مرورگر نصب کردین، میتونن کاری کنن که ایمیلها بهطور خودکار بایگانی بشن. مخصوصاً اگه از چند دستگاه به Gmail وصل میشین.
دکمه Archive رو اشتباهی زدین؟
خیلی از کاربرا بهصورت ناخواسته هنگام خوندن یا چککردن ایمیل، روی دکمه بایگانی (Archive) میزنن و متوجه نمیشن که ایمیل از inbox حذف شده.
توی تنظیمات Gmail، Inbox سفارشی ساختین؟
اگه دستهبندیها یا تبهای خاصی مثل Primary، Promotions، یا Social رو تنظیم کردین، ممکنه بعضی ایمیلها از صندوق ورودی اصلی پنهون بشن و مستقیم توی یه تب دیگه یا All Mail برن.
آموزش بایگانی و بازیابی ایمیلها در موبایل (اندروید و iOS)
بسیاری از کاربران برای مدیریت صندوق ورودی از اپلیکیشن موبایل استفاده میکنند. خوشبختانه، فرآیند بایگانی کردن در گوشیهای هوشمند حتی از دسکتاپ نیز سریعتر است، هرچند مسیر بازیابی کمی فرق میکند:
۱. بایگانی کردن (سریعترین روش)
- اندروید و iOS: کافی است در فهرست ایمیلها، روی پیام مورد نظر انگشت گذاشته و به سمت چپ یا راست بکشید (Swipe). به صورت پیشفرض، این عمل ایمیل را بایگانی میکند. اگر تنظیمات سوایپ شما تغییر کرده، پیام را باز کنید و روی آیکون بایگانی (جعبه با فلش رو به پایین) ضربه بزنید.
۲. بازیابی ایمیلهای بایگانی شده در موبایل
همانند نسخه دسکتاپ، پوشه مستقیمی به نام “آرشیو” در جیمیل وجود ندارد، اما دسترسی به آن آسان است:
- در اپلیکیشن جیمیل، روی آیکون منو (Three-line Menu) در بالا سمت چپ ضربه بزنید.
- از فهرست باز شده، گزینه All Mail (همه نامهها) را انتخاب کنید.
- ایمیل بایگانی شده خود را پیدا کنید. (ایمیلهای بایگانی شده فاقد برچسب Inbox هستند.)
- برای بازیابی، ایمیل را باز کرده، روی آیکون سه نقطه (Three-dot Menu) در بالا سمت راست ضربه بزنید و گزینه Move to Inbox (انتقال به صندوق ورودی) را انتخاب کنید.
تفاوت کلیدی: بایگانی، حذف و اسپم
یکی از بزرگترین سردرگمیها برای کاربران جدید جیمیل، تفاوت این سه مفهوم است. درک تفاوتهای زیر به شما کمک میکند تا صندوق ورودی خود را به درستی مدیریت کنید:
| ویژگی | بایگانی (Archive) | حذف (Delete) | اسپم (Spam/هرزنامه) |
|---|---|---|---|
| هدف | پنهان کردن از اینباکس، اما نگهداری آسان | حذف موقت از دید کاربر | حذف و علامتگذاری به عنوان هرزنامه برای جلوگیری از ورود مجدد |
| محل نهایی | پوشه All Mail | پوشه Trash (Bin) | پوشه Spam (Junk) |
| حذف دائمی | هرگز به صورت خودکار حذف نمیشود. | پس از ۳۰ روز به صورت خودکار حذف میشود. | پس از ۳۰ روز به صورت خودکار حذف میشود. |
| فضای ذخیرهسازی | فضای Google Drive را اشغال میکند. | فضای Google Drive را پس از ۳۰ روز آزاد میکند. | فضای Google Drive را پس از ۳۰ روز آزاد میکند. |
نکته حیاتی در مورد فضای ذخیرهسازی
بسیاری از کاربران فکر میکنند با آرشیو کردن، فضای ذخیرهسازی Google Drive آزاد میشود؛ اما این تصور اشتباه است. بایگانی کردن صرفاً ایمیل را از دید شما در Inbox پنهان میکند. اگر هدف شما آزاد کردن فضای ذخیرهسازی است، باید ایمیلها را حذف (Delete) کنید و سپس پوشه Trash را خالی کنید.
یافتن ایمیلهای آرشیوی: ترفندهای جستجو
گرچه روش پیدا کردن در پوشه All Mail مؤثر است، اما برای ایمیلهایی که مطمئن نیستید بایگانی شدهاند یا خیر، میتوانید از دستورات سادهتر در نوار جستجوی جیمیل استفاده کنید:
- جستجوی ساده: برای یافتن ایمیلهای بایگانی شده، کافی است در نوار جستجو عبارت
in:archiveرا تایپ کنید. - جستجوی جامعتر: اگر مطمئن نیستید که ایمیل کجاست، دستور
in:All Mail -in:Inboxرا وارد کنید. این دستور تمام ایمیلهای شما به جز آنهایی که در Inbox هستند را نمایش میدهد. - جستجوی سریع: اگر نام فرستنده یا بخشی از عنوان را میدانید، میتوانید جستجوی خود را به پوشه All Mail محدود کنید، زیرا جیمیل به طور پیشفرض در این پوشه جستجو نمیکند:
in:All Mail from: [نام فرستنده]
اینو ک زحمتشو کشیدی!
لااقل میگفتی چی میشه ک یهویی بعد از ایمیل، ایمیل ها بایگانی میشن! و باید رفت دو باره اونارو ب صندوق ورودی انتقال داد؟
ممنون از کامنتتون، به این سوال شما در مقاله پاسخ داده شد.