قابلیت برتر (اما مخفی) اپ Notes در آیفون که از آن بی خبرید

اگر کاربر آیفون باشید، زیاد با اپلیکیشن Notes سر و کار دارید. این برنامه سریع ترین راه برای ثبت ایده ها، لیست های خرید یا افکاری است که همان لحظه به ذهنتان خطور می کند. با این حال، سادگی بیش از حد آن باعث شده اکثر ما فقط از قابلیت های ابتدایی اش استفاده کنیم و بسیاری از ترفندهای کاربردی اش را نادیده بگیریم.

واقعیت این است که Notes فراتر از یک دفترچه یادداشت ساده عمل می کند. اپل در به روزرسانی های اخیر، ابزارها و قابلیت های هوشمندانه ای به آن اضافه کرده که اگر آن ها را بشناسید، مدیریت اطلاعات در گوشی تان بسیار راحت تر و حرفه ای تر خواهد شد.

1- اضافه کردن Quick Note به Control Center

قابلیت Quick Note یکی از کاربردی ترین ابزارها برای یادداشت برداری سریع است. اگر وسط وب گردی در Safari به نکته مهمی برخوردید یا حین چت با دوستان، ایده ای به ذهنتان رسید، نیازی نیست اپلیکیشن Notes را باز کنید. با کوئیک نوت، همان جا که هستید یادداشت بنویسید و بدون دردسر به کارتان ادامه دهید.

برای اینکه این قابلیت را به کنترل سنتر اضافه کنید، این مسیر را دنبال کنید:

Settings > Control Center > Quick Note

حالا کافی است Control Center را باز کنید و روی آیکون Quick Note بزنید. با این کار، یک پنجره یادداشت کوچک روی برنامه ای که در حال استفاده از آن هستید باز می شود و می توانید خیلی سریع ایده هایتان را ثبت کنید.

2- تبدیل متن اسناد به یادداشت با قابلیت اسکن Notes

اپلیکیشن Notes با استفاده از قابلیت Live Text، کار شما را برای انتقال نوشته های روی کاغذ به داخل گوشی راحت کرده است. دیگر نیازی نیست ساعت ها وقت صرف تایپ کردن متن اسناد یا صفحات کتاب کنید؛ کافی است از آن ها عکس بگیرید تا متن به صورت خودکار وارد یادداشت شما شود.

برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

1. برنامه Notes را باز کرده و یک یادداشت جدید بسازید.
2. روی آیکون Camera ضربه بزنید.
3. گزینه Scan Text را انتخاب کنید.
4. حالا دوربین آیفون را روی متن مورد نظر نگه دارید. دستگاه به طور خودکار متن را تشخیص داده و آن را در کادر یادداشت به شما نشان می دهد.
5. در نهایت با زدن دکمه Insert، متن اسکن شده را به یادداشت خود اضافه کنید.

با این ترفند ساده، انتقال محتوای کتاب ها، رسیدها، جزوه ها و هر نوع متن چاپی به داخل یادداشت ها، تنها چند ثانیه طول می کشد و دیگر خبری از تایپ دستی خسته کننده نیست.

3- تبدیل Notes به یک ابزار مدیریت کارهای مشترک

برنامه Notes شاید جایگزین مستقیم Google Docs نباشد، اما قابلیت همکاری در آن باعث می شود بتوانید به سادگی یک فهرست کارهای مشترک (To-Do List) کاربردی بسازید. برای شروع، یادداشت موردنظرتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. فقط کافی است مطمئن شوید گزینه Collaborate فعال است و لینک دعوت را از طریق Messages یا هر پیام رسان دیگری برای همکاران خود بفرستید. بعد از اینکه دعوت شما را پذیرفتند، همه اعضا اجازه دارند متن ها را ویرایش، اضافه یا حذف کنند تا مدیریت فهرست کارها به صورت تیمی انجام شود.

همجنین با کمک iCloud، یادداشت های شما همیشه بین دستگاه های iOS و Mac همگام باقی می مانند. برای فعال سازی در iOS، به بخش Settings > iCloud بروید و سوییچ Notes را روشن کنید. در OS X هم کافی است وارد System Preferences > iCloud شوید و تیک Notes را بزنید.

دقت کنید که برای استفاده از قابلیت همگام سازی، دستگاه شما باید حداقل به iOS 9 و مک شما به OS X 10.11 El Capitan یا نسخه های جدیدتر مجهز باشد. همچنین، حتماً بررسی کنید که در تمام دستگاه ها با یک حساب iCloud یکسان وارد شده باشید.

4- قفل کردن یادداشت ها با Face ID یا رمز اختصاصی

شما می توانید یادداشت های حساس خود را هم با رمز عبور آیفون و هم با یک رمز عبور اختصاصی که فقط مخصوص یادداشت هاست، محافظت کنید. استفاده از رمز گوشی گزینه ساده تری است و با Face ID یا Touch ID همخوانی کامل دارد، بنابراین برای دسترسی به یادداشت ها نیاز نیست هر بار رمز را تایپ کنید.

اگر امنیت برایتان اولویت بالاتری دارد، پیشنهاد می کنیم از رمز عبور جداگانه استفاده کنید تا حتی اگر کسی رمز گوشی شما را داشته باشد، نتواند یادداشت های قفل شده را ببیند. فقط یادتان باشد که این رمز را فراموش نکنید؛ چون اپل راهی برای بازیابی یادداشت ها در صورت فراموشی رمز اختصاصی ندارد.

مراحل فعال سازی قفل یادداشت

1. یادداشت مورد نظرتان را باز کنید.
2. در گوشه سمت راست بالای صفحه، روی دکمه More (…) ضربه بزنید.
3. گزینه Lock را انتخاب کنید.
4. حالا بین Use iPhone Passcode (رمز گوشی) یا Create Password (رمز اختصاصی) یکی را انتخاب کنید.
5. رمز انتخابی خود را وارد کنید.
6. اگر رمز جداگانه می سازید، حتماً یک Password Hint بنویسید تا در صورت فراموشی، سرنخی برای به یاد آوردن رمز داشته باشید.
7. در صورت فعال بودن Face ID یا Touch ID، می توانید دسترسی به یادداشت ها را با این روش های بیومتریک تأیید کنید.

به این نکته دقت کنید که اگر رمز اختصاصی برای Notes انتخاب کرده اید، ممکن است هنگام تغییر تنظیمات بیومتریک یا عوض کردن رمز، لازم باشد آن را دوباره به صورت دستی وارد کنید.

5- اشتراک گذاری گروهی یادداشت ها در یک پوشه

اگر برای یک پروژه درسی یا کاری از Notes استفاده می کنید، دیگر نیازی نیست یادداشت ها را تک به تک برای دیگران بفرستید. با قابلیت اشتراک گذاری پوشه، می توانید کل محتویات یک پوشه را یکجا در اختیار همکاران خود قرار دهید. این کار نه تنها سرعت شما را بالا می برد، بلکه مدیریت دسترسی ها را هم بسیار ساده تر می کند.

برای شروع، کافی است وارد پوشه مورد نظر شوید، روی منوی Menu بزنید و گزینه Share Folder را انتخاب کنید. پس از اینکه دعوت شما پذیرفته شد، همکارانتان می توانند وارد پوشه شوند و در کنار شما روی یادداشت ها کار کنند. با این روش، امکان تگ کردن افراد، ثبت کامنت برای ویرایش ها و همکاری همزمان روی محتوا به راحتی برای تیم شما فراهم می شود.

6- اتصال یادداشت ها به یکدیگر

در اپلیکیشن Notes می توانید یادداشت ها را به هم لینک کنید. این ویژگی برای زمانی که چندین سند مرتبط دارید و می خواهید به سادگی بین آن ها رفت وآمد کنید یا به مطلب دیگری ارجاع دهید، بسیار کارآمد است.

مراحل ایجاد لینک

1. یادداشت موردنظر خود را باز کنید.

2. در هر بخش از متن، عبارت >> را تایپ کنید.

3. لیستی از یادداشت های شما ظاهر می شود.

4. یادداشت دلخواه را از لیست انتخاب کنید.

حالا لینک یادداشت انتخابی در متن قرار گرفته است. با کلیک روی آن، می توانید به سرعت به یادداشت مرتبط دسترسی پیدا کنید و ارجاعات خود را منسجم تر نگه دارید.

7- مدیریت یادداشت های انبوه با استفاده از تگ

بیایید صادق باشیم؛ بعید است وقت بگذارید و صدها یادداشتی را که در طول سال ها انباشته اید، تک به تک پاک کنید. روش هوشمندانه تر، استفاده از تگ ها برای دسته بندی و نظم دادن به این اطلاعات است.

برای ساخت یک تگ جدید، کافی است در هر بخش از یادداشت، علامت هشتگ (#) را بزنید و کلمه مدنظرتان را تایپ کنید. تغییر رنگ هشتگ به زرد، نشان دهنده ساخته شدن موفقیت آمیز آن است.

حالا کافی است به بخش Folders بروید و صفحه را به پایین بکشید تا فهرست تمامی تگ های شما ظاهر شود. این قابلیت کمک می کند تا یادداشت های مرتبط را در لحظه پیدا کنید و نظم بهتری به فضای کاری تان بدهید.

8- تبدیل یادداشت به PDF

تبدیل یادداشت ها به فایل PDF یکی از قابلیت های کاربردی اپلیکیشن Notes است که بسیاری از کاربران از آن بی خبرند. برای این کار نیازی به نصب اپلیکیشن های جانبی ندارید؛ تنها با چند گام ساده در تنظیمات داخلی گوشی، می توانید خروجی PDF بگیرید.

مراحل تبدیل و ذخیره یادداشت

1. یادداشت مورد نظر خود را باز کنید.
2. روی دکمه Share ضربه بزنید.
3. گزینه Collaborate را انتخاب کنید.
4. حالت را روی Send a Copy قرار دهید.
5. روی Markup بزنید تا پیش نمایش یادداشت در قالب یک فایل PDF باز شود.
6. گزینه Done را انتخاب کنید.
7. در نهایت با استفاده از گزینه Save File To، فایل PDF را در پوشه دلخواه خود در اپلیکیشن Files ذخیره کنید.

با این ترفند، یادداشت شما به یک فایل PDF استاندارد تبدیل می شود که می توانید آن را به راحتی در گوشی نگه دارید یا برای دیگران بفرستید.

9- ثبت یادداشت با فرمان صوتی

اگر آنقدر سرتان شلوغ است که فرصت تایپ کردن ندارید، می توانید از Siri کمک بگیرید تا یادداشت هایتان را برایتان بنویسد.

کافی است به Siri بگویید «Add a note» یا «Take a note». بعد از آن، Siri از شما می خواهد متن مورد نظرتان را بگویید و بلافاصله آن را به صورت یک یادداشت جدید ذخیره می کند.

10- سازمان دهی پوشه ها در برنامه Notes

اگر از کاربران پرکار iOS Notes باشید، احتمالا متوجه شده اید که در نسخه آیفون و آیپد، امکان ساخت پوشه های تو در تو وجود ندارد. دسته بندی یادداشت ها در پوشه های منظم، نقش مهمی در مدیریت اطلاعات دارد، اما محدودیت های اپل در این زمینه، کار را کمی سخت کرده است.

البته یک راه حل ساده برای این محدودیت وجود دارد. اگر یادداشت هایتان را با نسخه Notes در مک همگام سازی کنید، دستتان برای ساختاردهی بازتر می شود. در مک می توانید پوشه ها را به راحتی با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) روی یکدیگر بیندازید تا به زیرپوشه تبدیل شوند و ساختار درختی دلخواهتان را بسازید.

11- طراحی و استفاده از خطوط در اپلیکیشن Notes

امکانات طراحی و نقاشی در Notes فقط محدود به آیپد و قلم اپل پنسل نیست. اگر آیفون دارید، خیلی راحت می توانید با انگشت خود روی صفحه یادداشت بنویسید یا طرح های دلخواهتان را بکشید.

برای اینکه هنگام نوشتن، پس زمینه ای شطرنجی یا خط دار داشته باشید، از منوی Lines & Grids استفاده کنید. کافیست وارد این بخش شوید و طرح مورد نظرتان را برای صفحه انتخاب کنید.

حالا فقط کافی است ابزار Pen را انتخاب کنید تا بتوانید آزادانه روی صفحه یادداشت کنید یا نقاشی بکشید.

12- سنجاق کردن یادداشت ها (Pinning Notes)

قابلیت سنجاق کردن (Pin) به شما کمک می کند تا یادداشت های مهم یا آن هایی که مدام با آن ها سر و کار دارید را همیشه در صدر لیست نگه دارید. اگر یادداشت های زیادی دارید و پیدا کردن موارد پرکاربرد برایتان کلافه کننده شده، این ویژگی دقیقاً همان چیزی است که به آن نیاز دارید.

کار با این قابلیت بسیار ساده است و سرعت دسترسی شما به مطالب کلیدی را به شکل چشم گیری افزایش می دهد.

چگونه یادداشت ها را سنجاق کنیم؟

1. اپلیکیشن Notes را باز کنید.

2. انگشت خود را روی یادداشت موردنظر نگه دارید (لمس طولانی).

3. از منوی ظاهر شده، گزینه Pin Note را بزنید.

4. حالا یادداشت شما به بخش Pinned در بالای صفحه منتقل می شود.

چگونه سنجاق یادداشت را برداریم؟

برای بازگرداندن یادداشت به حالت عادی، کافی است دوباره روی آن لمس طولانی کنید و این بار گزینه Unpin Note را انتخاب نمایید.

اگر هنگام کار با برنامه Notes در آیفون، متنی را به اشتباه حذف کردید یا تغییرات ناخواسته ای انجام دادید، نگران نباشید. آیفون راهکارهای ساده ای مثل تکان دادن گوشی یا استفاده از ژست های حرکتی سه انگشتی برای بازگرداندن تغییرات (Undo) در نظر گرفته است. برای یادگیری کامل این ترفندها، پیشنهاد می کنیم مطلب آموزش Undo در برنامه Notes آیفون را مطالعه کنید.

جمع بندی

اپ Notes آیفون خیلی بیشتر از یک دفترچه یادداشت ساده است؛ به شرطی که قلق هایش را بلد باشید. با قابلیت Quick Note، دیگر لازم نیست برای ثبت ایده هایتان اپلیکیشن فعلی را ببندید. اسکن متن هم کارتان را برای وارد کردن محتوای کاغذی راحت کرده و دیگر نیازی به تایپ دستی ندارید. برای امنیت بیشتر، قفل Face ID خیال شما را بابت یادداشت های شخصی راحت می کند. همچنین با استفاده از تگ ها و پوشه های اشتراکی، مدیریت کارهای تیمی بسیار سریع تر پیش می رود. حتی می توانید یادداشت ها را به هم لینک دهید و برای خودتان یک شبکه اطلاعاتی بسازید.

پیشنهاد می کنم همه این قابلیت ها را یکباره امتحان نکنید. فقط با یکی از آن ها که بیشتر به کارتان می آید شروع کنید؛ مثلاً یادداشت های مهم را Pin کنید یا از تگ ها برای دسته بندی استفاده کنید. وقتی این موارد به عادت تبدیل شدند، سراغ ترفندهای بعدی بروید. این اپ رایگان که احتمالاً هر روز از آن استفاده می کنید، با چند ترفند ساده می تواند به یکی از کاربردی ترین ابزارهای گوشی شما تبدیل شود.