راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت – EPM
راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت یا EPM، یک پلتفرم توسعه ی سازمانی می باشد که از سازمان ها و کسب و کارها در مدیریت یکپارچه و همچنین سازگاری خود با تغییرات محیطی پشتیبانی می کند.
مدیریت پروژه سازمانی روشی برای تفکر، برقراری ارتباط و همکاری می باشد که توسط یک سیستم اطلاعاتی قوی پشتیبانی می شود. همچنین این پلتفرم، منابع سازمانی را در راستای ماموریت و چشم انداز شرکت، استراتژی، و اهدافی که سازمان را به سمت جلو حرکت می دهد، سازماندهی می کند.
به عبارت ساده‌تر، راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت یا EPM نمایی ۳۶۰ درجه از تلاش های جمعی سازمان در جهت تحقق اهداف آن می باشد. راهکار های سازمانی اطلاعات و موارد مورد نیاز، به روز و مناسب را از منابع اطلاعاتی مختلف در کوتاه ترین زمان ممکن در قالب های موثر در دسترس سازمان قرار می دهد که این راهکار ها می توانند بر تصمیم گیری های خرد و کلان سازمان تاثیرگذار باشند.
راهکارهای مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت یا EPM ،چهار بعد استراتژی، افراد، فرایند و فناوری را مورد توجه خود قرار می دهد. یک راهکار موفق مدیریت پروژه سازمانی تقریبا همیشه یک پروژه را یک “مدیریت تغییر” تعبیر می نماید که به چهار بعد اساسی استراتژی، افراد، فرایند و فناوری در آن توجه می کند.
راهکار مدیریت پروژه سازمانی ابزاری بهینه در اختیار سازمان ها در جهت بهینه‌سازی سرمایه گذاری ها، کاهش و مدیریت ریسک و همچنین هدایت سازمان در کل چرخه عمر پروژه و پورتفولیو در اختیار سازمان قرار می دهد.
چرخه عمر راهکار مدیریت سازمانی EPM
- خلق: در این مرحله، راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت به سازمان ها اجاره می دهد تا داده ها و اطلاعات مهم و موثر در انواع پروژه ها را ایجاد و ضبط کنند.
- گزینش: راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت به سازمان کمک می کند تا برای برنامه ریزی های آینده اولویت بندی استراتژیک انجام دهند.
- برنامه ریزی: پس از انتخاب پورتفولیو، راهکار مدیریت پروژه سازمانی، سازمان را قادر می کند تا برنامه های پروژه را تهیه کرده و منابع مورد نیاز به پروژه های مشخص اختصاص دهد.
- مدیریت: راهکار مدیریت پروژه سازمانی با استفاده ار ابزار ها و کارکرد های قوی نسبت به پروژه های سازمانی، همکاری را در بین تیم های درون سازمان مدیریت کرده و ارتقا می دهد.
مایکروسافت شیرپوینت
شیرپوینت یکی از انواع راهکارهای ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت است که برای استفاده ها و کاربردهای سازمانی مانند مدیریت محتوا و اسناد مورد استفاده قرار می گیرد. شیرپوینت شامل گستره ای از تکنولوژی های تحت وب و ابری Cloud-based می باشد که با مجموعه مایکروسافت آفیس یکپارچه هستند.
این راهکار، پلتفرمی کارآمد برای انواع اقدامات سازمانی می باشد. این راهکار قابلیت یکپارچه سازی سیستم ها، فرایند های سازمانی را فراهم می کند. شیرپوینت مجموعه ای از API ها و تکنولوژی های مورد نیاز برای توسعه دهندگان، مدیران سازمان ها و برنامه نویسان فراهم کرده است. این پلتفرم به تنهایی توانایی های بسیاری، از مدیریت اسناد تا مباحث هوش تجاری و فرایند ها سازمانی را در بر می گیرد.
برخی از کارایی های شیرپوینت عبارتند از:
- برقراری ارتباط با پلتفرم های آفیس
- مدیریت محتوا و اسناد
- اشتراک گذاری و یکپارچه کردن داده ها
- جستجوی اطلاعات
- میزبانی فایل ها واطلاعات
- سفارشی سازی
امکانات شیرپوینت
- سایت: با استفاده از شیرپوینت می توان به راحتی سایت هایی با کارکرد های مختلف برای افراد و مدیران سازمانی ایجاد نمود.
- ارتباطات: به کمک مجموعه ای از ابزارها می توان ارتباطات موجود در سازمان را به طور الکترونیکی مدیریت کرد.
- جستجو: شیرپوینت به طور پیش فرض یک موتور جستجوی بسیار قوی می باشد که همه محتوای داخلی سازمان را ایندکس گذاری می کند.
- محتوا: با استفاده از شیرپوینت می توان داده های ساختار یافته Structured و غیرساختار یافته Unstructured را نگهداری و مدیریت کرد.
- بینش: کاربران شیرپوینت می توانند به کمک این پلتفرم نسبت به تهیه داشبورد های مدیریتی و نمایش آن ها به مدیریت و کاربران در تصمیم گیری های سازمانی اقدام کنند.
- ترکیب: شیرپوینت امکان یکپارچه کردن داده ها و فرایند های کاری را با استفاده از تنظیمات و قابلیت های از پیش آماده شده، به مدیران سازمان ها و کاربران می دهد.
نسخه های شیرپوینت
شیرپوینت سرور:
این نسخه برای کسب و کارهایی فراهم شده است که در جهت مدیریت و کنترل بیشتر در طراحی و عملکرد آن هستند و به راحتی بر روی زیرساخت های سازمان ها نصب می شوند. سه نسخه ی شیرپوینت سرور شامل Standard, Enterprise, Foundation می باشند.
شیرپوینت آنلاین:
این نسخه بخشی از مجموعه آفیس ۳۶۵ است که به صورت مجزا می توان آن را تهیه کرد. شیرپوینت آنلاین به مجموعه ای از همکاری ها، میزبانی اسناد، مدیریت اسناد و محتوا اطلاق داده می شود. از دیگر قابلیت های شیرپوینت آنلاین می توان به پشتیبانی افزونه ها، طراحی کاربر پسند (user friendly)، یکپارچگی با وب، اپلیکیشن و غیره اشاره کرد.
روش های پشتیبانی و نگهداری شیرپوینت:
- پشتیبانی اصلاح کننده: شناسایی مشکلات و علت اصلی آن ها و ارائه راه حل های مناسب برای مشکلات
- پشتیبانی پیشگیرنده: نظارت بر مشکلات احتمالی، ارائه راه حل ها، تأیید و اعتبارسنجی راهکارها، مدیریت انتشار جهت توزیع مناسب اصلاحات
- پشتیبانی انطباقی: پشتیبانی اولیه انتقال، اتصال، به روز رسانی های نرم افزاری و رفع مشکل، آموزش کاربری
پراجکت سرور
مایکروسافت پراجکت سرور یکی از دیگر راهکارهای مدیریت پروژه تحت وب می باشد که توسط مایکروسافت ارائه شده است. پراجکت سرور راهکاری منعطف و به روز جهت مدیریت و کنترل پروژه و مدیریت پورتفولیو می باشد.
پراجکت سرور اطلاعات پروژه را در یک پایگاه داده مرکزی به نام SQL Server ذخیره می کند و این اطلاعات را از دسترسی های غیرمجاز محافظت می کند. مدیر پروژه می تواند امنیت تعریف کاربران و دسترسی ها را کنترل کند و وظایف اعضای تیم را در این پلتفرم تعریف نماید.
در مجموع سه نقش کلی برای پراجکت سرور تعریف می شود که هر سازمان بر اساس نیازهای خود می تواند این نقش ها را انتخاب کند:
- ۱- مدیریت پیشرفت پروژه و وظایف
- ۲- مدیریت زمان
- ۳- مدیریت تقاضا و درخواست
مدیریت پیشرفت پروژه و وظایف در پراجکت سرور
سازمان ها با کنترل از بالا به پایین، از این نقش جهت برنامه ریزی، اولویت بندی وظایف، مدیریت وظایف، مدیریت راهکارها استفاده می کنند.
- مدیریت زمان در مایکروسافت پراجکت سرور
این نقش در سازمان هایی استفاده می شود که کنترل و تاکید زیادی بر زمان انجام پروژه ها و مدیریت زمان دارند. از جمله مواردی که در این نقش به آنها تاکید می شود می تواند به، لحاظ کردن دوره زمانی مالی، تهیه و تنظیم تقویم های کاری، همچنین مدت زمان پروژه اشاره کرد.
- مدیریت تقاضا و درخواست
سازمان ها جهت مدیریت پروژه های خود از نقش مدیریت تقاضا و درخواست استفاده می کنند. سازمان ها معمولا پروژه ها را به صورت مداوم به روز رسانی کرده و گزارش گیری هایی با فاصله زمانی کوتاه ارائه می دهند.
مایکروسافت پراجکت برای عملکرد خود از دو سیستم زیر استفاده می کند:
- مایکروسافت شیرپوینت سرور، به عنوان پایه برای قابلیت ها و سایت های این پلتفرم
- مایکروسافت SQL سرور، برای مدیریت پایگاه داده ها
کاربران نیز از دو طریق می توانند برای تعامل از این پلتفرم استفاده نمایند:
- نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت، معروف به MSP به عنوان برنامه ای جهت طرح ریزی و زمان‌بندی پروژه
- مرورگر وب، که به آن PWA با برنامه تحت وب گفته می شود که تمامی نماها و گزارش ها در آن موجود می باشد.
با استفاده از مایکروسافت پراجکت سرور، مدیران می توانند با تیم و افراد درونِ سازمان ارتباط برقرار کرده و وظایف را بین آنها تقسیم کنند. افراد می توانند وظایف خود را در کارتابل مربوط به خود مشاهده کنند، همچنین مدیران می توانند آخرین تغییرات و به روز رسانی های صورت گرفته در هر پروژه را به اطلاع سایرین برسانند
