5 قابلیت اکسل که کارتان را متحول میکند
اکسل اغلب بهعنوان یک نرمافزار پیچیده و مخصوص مهندسین شناخته میشه، در حالی که واقعیت اینطور نیست. خیلی از کاربرانی که هر روز با اکسل کار میکنن، حتی از وجود چند ابزار ساده و در عین حال قدرتمند داخل این برنامه بیخبرن؛ ابزارهایی که میتونن ساعتها زمانی که صرف نوشتن فرمولهای پیچیده یا انجام کارهای تکراری میکنید رو به چند ثانیه کاهش بدن. نکته جالب اینجاست که برای استفاده از این قابلیتها اصلاً نیازی به دانش فنی خاصی ندارید و هر کاربری، در هر سطحی، بهراحتی میتونه از اونا استفاده کنه. در این مقاله از تک تیپ، با ۵ تا از این ترفندهای کمترشناختهشده آشنا میشیم که بهطور جدی میتونن نحوه کار شما با اکسل رو متحول کنن.
Flash Fill؛ ابزاری هوشمند برای حذف فرمول
Flash Fill (به اصطلاح پر کردن خودکار) تمامی داده ها و الگوها را تشخیص داده و در نهایت با استفاده از یک مثال، کل اطلاعات مربوط به آن ستون را تکمیل میکند؛ بدون استفاده از فرمول. فرض کنید لیستی از نام و نام خانوادگی کاربران دارید؛ حالا قرار است فقط اسم کوچک آنها در ستون بعدی قرار بگیرد. برای انجام آن کافیست نام اولین کاربر را به صورت دستی تایپ کرده و در سلول بعدی کلید های ترکیبی “Ctrl + E” را بزنید. اکسل به صورت خودکار فرمول را تشخیص و سلول را پر می کند.
این ابزار جدا سازی داده ها، تغییر قالب شما تماس ها (برای مثال تغییر پش شماره)، ویرایش متن های نامرتب و هر عملیاتی که از یک الگوی خاص پیروی کند، کاربرد دارد. فرایندی که شاید قبل از آن نیازمند نوشتن فرمول هایی چون Find، Left یا Mid بود و اکنون با استفاده از این ترفند با چند کلیک ساده قابل اجرا است.
اگرچه، هر یک از این فرمول ها به درستی کار میکنند، اما اجرای آن برای یک شیت با چند صد داده میتوان خسته کننده و عذاب آور باشد. از طرفی، احتمال بروز خطا و نیاز به اصلاح دستی نیز زیاد خواهد بود.
Freeze Panes؛ هدرهای شما را قابل مشاهده نگه میدارد
پیمایش در یک شیت بزرگ و فراموش کردن اینکه هر یک از داده ها مربوط به کدام ستون است، چیزی نیست که بتوان به سادگی از آن عبور کرد. اغلب مجبور می شوید که هر چند ثانیه یک بار به بالای شیت بازگردید تا هدر هر ستون را مجددا بررسی کنید؛ فرایندی که عملا سرعت کار و تمرکز شما را به شدت کاهش میدهد.
Freeze Panes این مشکل را به طور کامل برطرف میکند؛ به گونه ای که با هر پیمایش در شیت، هدر (سلول های انتخاب شده) نیز در بالا ترین سطح نمایش داده میشود. برای استفاده از آن تنها کافیست به مسیر “View > Freeze Panes” رفته و یکی از سه گزینه را انتخاب کنید: “Freeze Panes“، “Freeze Top Row” و “Freeze First Column”.
نکته: برای بهبود فرایند کار با اکسل شاید بهتر است اگر صفحه گسترده ای بیش از 35 ردیف دارید از این قابلیت استفاده کنید.
Paste Special؛ آنچه نیاز دارید منتقل کنید
فرایند پیست معمولی، یا همان کلید های ترکیبی “Ctrl + V” در اکسل، بیش از حد شلوغ و به هم ریخته هستند. انجام آن همه چیز از جمله، فرمول، قالب بندی، حاشیه و حتی ابعاد ستون یا ردیف را در سلول مقصد قرار میدهد و شاید در اغلب ائقات آن چیزی نیست که شما میخواهید. در این شرایط Paste Special امکان کنترل بیشتری برای درج داده ها فراهم میکند؛ به این معنی که میتوان به طور دقیق مشخص کنید تا کدام داده یا عنصر از مبدا به مقصد منتقل شود.
برای انجام آن کافیست سلول مورد نظر را کپی کنید، سپس کلید های ترکیبی “Ctrl + Alt + V” را بزنید تا کادر Paste Special باز شود. حالا از این پنل میتوانید انتخاب کنید تا فقط مقادیر، فقط قالب بندی، فرمول ها یا چندین گزینه دیگر را در سلول مقصد جایگذاری کنید.
Ctrl + Arrows؛ پیمایش سریع در شیت های بزرگ
تصور کنید در یک فایل چیزی بیش از دو هزار داده وجود دارد که هر یک از آنها جزئیات جداگانه دارند؛ در چنین شرایطی استفاده از کلیک و اسکرول میتواند بسیار کند عمل کند. در این شرایط کلید های ترکیبی “Ctrl + Arrows” این امکان را به شما میدهند تا در داده ها پرش کنید. برای مثال، با استفاده از کلید “Ctrl + Down” میتوان به آخرین سلول پر شده در یک ستون پرش کنید و با “Ctrl + Right” همین فرایند را در یک ردیف دنبال کنید.
چیزی که آن را بهبود می بخشد، ترکیب آن با کلید “Shift” است. زمانی که کلید “Ctrl + Shift + Arrow” را میزنید، تمامی اطلاعات و داده های شما بین سلول مبدا و مقصد انتخاب میشود که بسیار سریع تر از فرایند کلیک + کشیدن ماوس خواهد بود.
در ادامه برخی دیگر از کلید های ترکیبی در اکسل را مورد بررسی قرار داده ایم:
| کلید میانبر | عملکرد |
| Ctrl + Arrow | نشانگر به آخرین سلول پر شده میرود |
| Ctrl + Shift + Arrow | تمام سلول ها از موقعیت فعلی تا انتهایی انتخاب میشوند |
| Ctrl + Home | با این کلید به سلول A1 در شیت میروید |
| Ctrl + End | با این کلید به آخرین سلول پر شده در شیت میروید. |
| Ctrl + Shift + Home | تمام سلول ها از موقعیت فعلی تا سلول A1 انتخاب میشوند |
| Ctrl + Shift + End | تمام سلول ها از موقعیت فعلی تا آخرین سلول را انتخاب میکند |
Quick Analisis؛ تحلیل سریع داده های عددی
اکسل دارای یک ابزار داخلی است که هنگام انتخاب محدوده ای از داده های عددی به صورت یک آیکون کوچک در گوشه پایین سمت راست ناحیه ظاهر میشود. برای اجرا کافیست بر رو آن کلیک کرده یا کلیدهای ترکیبی “Ctrl + Q” را بزنید تا منوی تحلیل باز شود.
در این پنل، پنج تب Formatting (قالب بندی)، Charts (نمودار)، Totals (مجموع، برای بررسی نتایج عددی)، Tables (جدول) و Sparklines (نمودار داخل سلول) در اختیار شما قرار میدهد. هر یک از آنها پیش نمایش های فوری از اعداد را نمایش میدهند، پس میتوانید نشانگر ماوس را بر روی هر کدام قرار داده و ببینید که چه تغییراتی در ستون یا ردیف اعمال میشود.
