آشنایی با تلفن VoIP و ساز و کار آن

ارتباطات روان و هموار داخلی و خارجی، اساس و بنیاد عملیات روزانه کسب و کار است. امروزه VoIP  (ویپ) به طور فزاینده ای به قانون طلایی ارتباطات شرکتی مدرن تبدیل شده است. به عبارت ساده، این یک فناوری اثبات شده است که به افراد امکان می دهد از طریق اتصال به اینترنت تماس تلفنی برقرار کنند. در این مقاله با توجه به اهمیت چنین موضوعی سعی کرده‌ایم به سوالات شما در خصوص اینکه تلفن VoIP (ویپ) چیست و چگونه کار می‌کند پاسخ دهیم. با ما همراه باشید.

VoIP چیست؟

VoIP مخفف عبارت Voice over Internet Protocol است، یعنی انتقال صدا از طریق اینترنت. در این فناوری، افراد و شرکت ها به جای سیم کشی تلفنی، از اتصال اینترنت یا شبکه داخلی برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند. با نصب و راه اندازی VoIP، دیگر نیازی به تجهیزات و سخت افزارهای اضافی ندارید؛ زیرا با اتصال به اینترنت با شبکه داخلی سازمان از هرجایی که هستید، می‌توانید تماس برقرار کنید.

اگر می‌خواهید بیشتر بدانید تلفن ویپ چیست، باید بگوییم تلفن ویپ تکنولوژی است که هم برای مشاغل و هم برای مشتریان مفید است؛ زیرا افراد می‌توانند به راحتی، حتی خارج از مرزها با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، بدون اینکه هزینه اضافه‌تر پرداخت کنند.

VoIP چگونه کار می‌کند؟

فناوری ویپ (VoIP) به شکلی طراحی و تدوین شده است که صدای آنالوگ را به صفر و یک تبدیل و به صورت دیجیتال در بستر شبکه منتقل کند. به عبارت دیگر صدا توسط فناوری VoIP به یک ساختار دیجیتال تبدیل می‌شود و پس از آن اطلاعات و داده‌ها در شبکه به سرور ویپ انتقال می‌یابد. سامانه VoIP هم پس از تشخیص تماس ورودی و خروجی سازمان، این اطلاعات را به مبدل ویپ یا تلفن شما ارسال می‌کند.

ویپ تماس‌ها را بر بستر شبکه کامپیوتری منتقل می‌کند. به زبان ساده‌تر می‌توان گفت که فناوری VoIP از زیرساخت شبکه کامپیوترهای شما برای انتقال صدا استفاده می‌کند. حال ممکن است این شبکه شبکه اینترنت یا شبکه داخلی (LAN) شرکت شما باشد. همین موضوع باعث شده است که یک سامانه مدیریت مرکز تلفن ویپ تحول گسترده‌ای در حوزه فناوری ارتباطات ایجاد کند و جایگزین سانترال‌های قدیمی شود.

چه تجهیزاتی برای استفاده از فناوری VoIP نیاز است؟

قبل از هر چیزی، برای نصب و راه اندازی مرکز تلفن VoIP و استفاده از فناوری ویپ، نیاز به زیرساخت شبکه با پهنای باند مناسب دارید تا صدا در بستر آن منتقل شود. البته این شبکه مورد نیاز می‌تواند همان شبکه فعلی کامپیوترهای شما باشد و نیازی به هزینه مازاد برای ایجاد زیرساخت مجزا نخواهید داشت.

بعد از این مرحله، وجود یک سرور و هسته مرکزی برای پردازش داده‌ها لازم است که این سرور می‌تواند یکی از کامپیوترهای مجموعه شما باشد. اکنون شما می‌توانید یک سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ برای مجموعه خود تهیه و از ویژگی‌های آن استفاده کنید.

نکته‌ی دیگری که در خصوص نرم افزار ویپ (VoIP) و ساختار آن باید به آن توجه کرد، خطوط مخابراتی لازم برای استفاده از فناوری ویپ است. یک سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ ایده‌آل باید از تمام خطوط مخابراتی پشتیبانی کند تا شما احتیاجی به تهیه یک خط خاص برای استفاده از فناوری VoIP نداشته باشید.

نقش ویپ در مشتری مداری

نرم‌افزار مرکز تماس‌، راه حلی برای بهبود تماس‌های متفاوت است و خدمات را بهینه و ساده‌تر به مشتری ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار کمک می‌کند تا شماره تماس مشتری با سوابق تماس او ثبت شود و قبل از تماس مجدد این اطلاعات در مورد مشتری در اختیار پشتیبان قرار می‌دهد.

به طور مثال، شماره تلفن مشتری در سیستم مطابقت داده می‌شود و قبل از پذیرش تماس‌های خروجی به پشتیبان اطلاعات مشتری را ارائه می‌دهد. تماس‌ها براساس اولویت و ترتیب در نوبت قرار می‌گیرند و اپراتور به این تماس‌ها دسترسی‌های لازم را دارد. از این طریق اپراتور می‌تواند مشتری را به صورت دستی بپذیرید و یا در انتظار نگه دارد.

هنگامی که تماس کامل شد، هویت مشتری در سیستم ذخیره می‌شود و می‌توان از تماس‌های خودکار استفاده کرد. تمام این ارتباطات در CRM ذخیره می‌شود و براساس آن در زمان‌های تعیین شده با مشتری ارتباط برقرار می‌کند. از طرفی این سیستم در تماس‌های خروجی، پروفایلی را برای مشتری ایجاد می‌کند تا تماس‌ها راحت‌تر مدیریت شود. تماس‌های خروجی در نرم‌افزار ضبط می‌شود و جزییات تماس را نمایش می‌دهد.

مزایای VoIP

برای اینکه پاسخ کامل‎‌تری به سوال “VoIP (ویپ) یعنی چه؟” بدهیم، بهتر است نگاهی به مزایا و ویژگی‌های مرکز تلفن VoIP بیاندازیم.

عدم محدودیت جغرافیایی

اصولا یک سیستم نرم افزاری VoIP به دلیل اینکه بر بستر شبکه طراحی شده است، محدودیت‌های جغرافیایی معمول را نخواهد داشت. یعنی شما می‌توانید خارج از شرکت تنها با استفاده از تلفن همراه خود یا لپ‌تاپ شخصی‌تان به سیستم متصل شوید و به تماس‌ها پاسخ دهید. چنین موضوعی کار افراد دورکار را بسیار آسان می‌کند. همچنین همین موضوع نظارت بر تیم‌های دورکار را هم برای مدیران فراهم می‌کند.

انعطاف و توسعه‌پذیری نامحدود VoIP

قابلیت توسعه‌پذیری نامحدود مرکز تلفن به کمک فناوری ویپ است. فناوری VoIP این امکان را به شما می‌دهد که بدون هزینه اضافی مجموعه خود را گسترش دهید. به عنوان مثال تعداد پرسنل شرکت شما در مدتی کوتاه چندین برابر شده است. در این شرایط تنها چیزی که لازم است پرسنل شما داشته باشند، یک لپ‌تاپ متصل به اینترنت است تا بتوانند از سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ استفاده کنند.

هزینه راه‌اندازی و نگهداری پایین فناوری VoIP

وقتی که صحبت از “مزایای VoIP چیست؟” می‌شود، طبیعتا مسائل مالی هم مورد پرسش قرار می‌گیرد. طبق آمار،شرکت هایی که از فناوری VoIP استفاده می‌کنند، ۵۰ تا ۷۵ درصد در هزینه ها صرفه جویی می‌کنند. ماین به دلیل هزینه راه‌اندازی پایین تلفن ویپ و نیز ارتباطات کم هزینه آن است. این سامانه‌ها چون بر پایه فناوری ویپ ساخته می‌شوند، برای راه‌اندازی نیازی به سیم‌کشی مجزا و تجهیزات اضافی نخواهند داشت.

ارتباط نامحدود بین شعب با استفاده از فناوری VoIP

از دیگر ویژگی‌هایی که دانستن آن ما را با فناوری VoIP بیشتر آشنا می‌کند،توانایی ایجاد یک ارتباط گسترده است. سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تمام شعب و واحدهای مختلف سازمان خود را با هم مرتبط سازید. شما با این کار تمام شعب خود را به طور یکپارچه مدیریت خواهید کرد و تمامی تماس های داخل سازمان و بین شعب رایگان خواهد شد.

الوویپ؛ ارائه دهنده خدمات VoIP

در این مقاله سعی کردیم به این سوال پاسخ دهیم که VoIP چیست و فناوری ویپ چگونه کار می‌کند. همچنین به این نکته اشاره کردیم که سامانه مدیریت مرکز تلفن ویپ چه مزایا و قابلیت‌هایی را برای شما فراهم می‌کند. سامانه مرکز تماس الوویپ با ارائه ویژگی های همچون تلفن گویا، گزارش گیری حرفه ای، تعریف مسیرهای تماس جهت پاسخگویی بهتر، کنفرانس تلفنی و … تحولی در ارتباطات تلفنی رقم زده است. برای اطلاعات بیشتر در این خصوص می‌توانید با کارشناسان الوویپ در تماس باشید!

برگرفته از: https://alovoip.ir/