شیرپوینت یک پلتفرم نرم‌افزاری مبتنی بر وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته است. از شیرپوینت برای ذخیره و به اشتراک گذاشتن اطلاعات در یک مکان مرکزی بر روی یک شبکه، معمولا اینترانت یا اکسترانت سازمان استفاده می‌شود. شیرپوینت به کاربران این امکان را می‌دهد که با یکدیگر همکاری کنند و ایده‌ها را از هر مکانی با دسترسی به اینترنت به اشتراک بگذارند. این امر اتصال، همکاری و انجام کارهای بیشتری را برای افراد، تقریبا از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت آسان می‌کند.

به شما توصیه می کنم مقاله زیر را هم مطالعه کنید:

شیرپوینت چیست؟

مایکروسافت شیرپوینت برای کسب‌و‌کارها در همه صنایع مفید است. این ابزار در 18 سال گذشته پیشرو در صنعت همکاری و مدیریت اسناد بوده است. پلتفرم بسیار قابل تنظیم آن در حال حاضر توسط مشاغل در همه صنایع استفاده می‌شود. با توجه به گزارش مایکروسافت، شیرپوینت ابزاری پیشرو است که 78 درصد از شرکت‌های Fortune 500 از آن برای توسعه قابلیت‌های آنلاین و آفلاین خود استفاده می‌کنند. اما شیرپوینت چه کاربردهایی برای سازمان شما دارد؟

1- تشویق به همکاری

شیرپوینت کارکنان را قادر می‌سازد تا از طریق یک پورتال مرکزی به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این امر مخصوصا برای سازمان‌هایی که کارکنان از راه دور دارند مفید است. در گذشته، تیم‌های خاصی که بر روی پروژه‌های خاص یا بخش‌های بسیار خاص یک کسب‌و‌کار فعالیت می‌کردند، از دسترسی به کلیه اطلاعات سازمانی محروم بودند. شیرپوینت تمام کارکنان را گرد هم می‌آورد و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا همیشه با هم تعامل داشته باشند؛ بنابراین فرهنگ همکاری و خلاقیت را تقویت می‌کند.

2- اجازه به کارکنان برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه

می‌توانید پورتال‌های زنده و تعاملی ایجاد کنید که اطلاعات کسب‌و‌کار را از چندین منبع نمایش دهد. همچنین با استفاده از شیرپوینت می‌توانید این داده‌ها را در داشبورد، کارت امتیازی و موارد دیگر به نمایش بگذارید. این به شما امکان می‌دهد فقط KPI هایی را نشان دهید که برای سلامت کسب‌و‌کار شما مهم هستند. مرکز گزارش متمرکز شیرپوینت به کاربران یک مکان واحد را برای مشاهده این داده‌ها می‌دهد.

3- اولویت‌بندی وظایف و ایده‌ها

وقتی چندین پروژه دارید که باید انجام شوند، اولویت‌بندی وظایف خود برای سازمان و کل تیم دشوار است. با کمک شیرپوینت، میتوانید لیست وظایف فردی و تیمی را ایجاد کنید. پس از تکمیل این لیست، می‌توانید به راحتی با ابزارهای مختلفی مانند Outlook و Project professional ادغام کنید.

4-   جمع‌آوری آسان اطلاعات حیاتی کسب‌و‌کار

فرم‌های هوشمند شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد که از طریق یک رابط مرورگر ساده، داده‌ها را از سهامداران خود جمع‌آوری کنید. این فرم‌ها قابل تنظیم هستند و می‌توانند از ساده بودن، مانند جمع‌آوری اطلاعات / داده‌های اساسی مورد نیاز کسب‌و‌کار، تا کارهای پیچیده مانند مشارکت در فرایندهای تجاری بزرگ، متغیر باشند.

5-  ساده کردن فعالیت‌های تجاری روزمره

فعالیت‌های تجاری رایج روزمره مانند بررسی و تایید اسناد، ردیابی موضوعات و جمع‌آوری امضا را به آسانی آغاز، پیگیری و گزارش کنید. با کمک شیرپوینت، ادغام‌هایی با اپلیکیشن‌های کاربردی و مرورگرهای ایمیل / وب وجود دارد که تجربه‌ای ساده و ثابت را برای شما فراهم می‌کند.

6-  فعال سازی فضای ابری

شیرپوینت در دو نوع موجود است: داخلی و آنلاین. در حالیکه مشاغل بزرگتر اغلب ترجیح می‌دهند مراکز داده داخلی خود را با یک اینترانت خصوصی داشته باشند، سایر سازمان‌ها احتمالا بهتر از شیرپوینت در فضای ابری استفاده می‌کنند. در هر صورت، سیستم از دیدگاه کاربر نهایی به همان شیوه کار می‌کند. کارایی و بهره‌وری کسب‌و‌کار خود را از طریق فناوری نوآورانه افزایش دهید. شیرپوینت می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا در محیط رقابتی امروزی پیشرفت کند.

7- ارتباط کارکنان با اطلاعات سازمان

شیرپوینت قابلیتی به نام Enterprise search یا جستجوی سازمانی را ارائه می‌دهد که داده‌های کسب‌و‌کار و همچنین اطلاعات افراد درون شرکت را در خود جای می‌دهد. با این کار، می‌توانید ارتباطات را در سراسر سازمان خود با یک اینترانت شیرپوینت ارتقا دهید. این به شما کمک می‌کند تا اطلاعات، افراد و پروژه‌ها را به راحتی سازماندهی کنید.

8-  ارائه امنیت پیشرفته

کلیه بخش‌های سازمان در تمامی بخش‌ها بر اقدامات امنیتی پیشرفته در مورد به اشتراک گذاری اطلاعات تاکید دارند. هنگامی که با صنایع مختلف سروکار دارید، باید به انطباق دقیق امنیتی و دستورالعمل‌های نظارتی پایبند باشید. هنگام استفاده از شیرپوینت دیگر نیازی نیست نگران امنیت باشید. شما می‌توانید بدون هیچ گونه نگرانی با سایر اعضای تیم همکاری کنید و اسناد را در داخل یا خارج سازمان به اشتراک بگذارید.

9- ارائه تجربه کاربری قوی

یکی دیگر از مهمترین کاربردهای شیرپوینت این است که تجربه کاربری را ساده‌تر و سازگارتر می‌کند تا افراد بتوانند با داده‌های تجاری، محتوا و همچنین فرایندها تعامل داشته باشند. علاوه بر این، ادغام دقیق با برنامه‌های کاربردی، فعالیت‌های روزمره مانند بررسی اسناد و ردیابی مشکلات را آسان‌تر از همیشه می‌کند.

شیرپوینت یکی از پرکاربردترین پلتفرمهای همکاری اسناد است که با ارائه ویژگی‌های شگفت‌انگیز به کاربران، جایگاهی برای خود ایجاد کرده است. ما امیدواریم که این مزایای شیرپوینت به اندازه کافی قوی باشند تا بتوانیم شیرپوینت را در سازمان خود پیاده کنیم. همچنین می‌توانید شیرپوینت خود را با بخش‌های وب، افزونه‌ها و برنامه‌های شیرپوینت آنلاین مانند KWizCom Forms, Sharepoint Calendar, Sharepoint Cascading dropdown و غیره ادغام کنید. برای بهتر مدیریت اسناد در سازمان، به شما توصیه می‌کنم از شیرپوینت استفاده کنید.