چرا برای ارتباطات کاری بهتر است از ایمیل سازمانی استفاده کنیم؟
از زمان معرفی سرویس ایمیل به عنوان روشی برای فرستادن پیام از طریق شبکه، خیلی زود همه به قابلیت‌ها و مزیت‌های این بستر ارتباطی پی بردند. سرویس ایمیل توانست جایگاه خود را به عنوان یکی از روش‌های کارامد ارسال و دریافت پیام پیدا کند و نقش بسیار مهمی در ارتباطات رسمی در بستر اینترنت بر عهده گیرد. بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها از ایمیل سازمانی خود برای ارسال و دریافت پیام‌های مهم، رسمی و حتی محرمانه و رمزگذاری شده استفاده میکنند.
زمانی که صحبت از ایمیل سازمانی به عنوان یک کانال ارتباطی رسمی به میان می‌آید، انتظار می‌رود تبادل پیام در بستری امن، پایدار و دسترس‌پذیر انجام شود. از طرفی، سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای مجهز به ابزارهایی کاربردی تکمیلی در حوزه ارتباطات سازمانی یا collaboration هستند. برخی از این ابزارهای کاربردی که به صورت یکپارچه در سرویس ایمیل ارائه شده‌اند شامل تقویم سازمانی، ابزارهای مدیریت وظایف و مدیریت مخاطبان، فضای ذخیره‌سازی ابری در بستر ایمیل سازمانی و همچنین ابزارهای پیشرفته سازماندهی و جستجوی پیشرفته ایمیلها هستند.
اگر سرویس ایمیل سازمانی و ابزارهای جانبی آن را به خوبی بشناسید، استفاده از آن می‌تواند تحولی در ارتباطات همکاران و مخاطبان شرکت یا سازمان شما ایجاد کند. در این مقاله قصد داریم ابتدا این سرویس را معرفی و مهمترین مزیت‌های آن را مرور کنیم. اگر از قبل با ایمیل سازمانی و مزیت‌های آن آشنا هستید، با ما همراه باشید تا در انتهای مقاله با روش‌های متداول راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی آشنا شوید.
ایمیل سازمانی چیست؟
سرویس ایمیل سازمانی، که از آن با نام‌های ایمیل شرکتی یا ایمیل اختصاصی هم یاد می‌شود، یک سرویس ایمیل است که در مالکیت یک شخص، یک کسب و کار یا سازمان قرار دارد.
ایمیل سازمانی روی دامنه یا Domain سازمان تعریف می‌شود. بنابراین، برای سازمانی یا کسب و کاری که مالک دامنه business.com است، ایمیل‌های سازمانی کارمندان و کارکنان آن به صورت user@business.com خواهد بود. در ایمیل‌های سازمانی، امکان نظارت و مدیریت سرویس ایمیل و ایجاد حساب کاربری برای کاربران سرویس ایمیل، در اختیار همان سازمان است.
ایمیل سازمانی را می‌توان به دو صورت نصب و راه‌اندازی کرد:
- سرویس ایمیل نصب در محل یا On premise
در این روش، سرویس ایمیل سازمانی در زیرساخت‌های متعلق به سازمان نصب و راه‌اندازی می‌شود. در نتیجه تمامی سخت‌افزارها و سرویس‌ها تحت مدیریت آن سازمان قرار دارند. برای این که سرویس ایمیل به صورت “نصب در محل” راه‌اندازی شود، باید زیرساخت و تجهیزات مورد نیاز آن در داخل سازمان تهیه شود.
- سرویس ایمیل ابری یا Cloud
در این روش، سازمان‌ها نیازی به تهیه زیرساخت و تجهیزات ندارند، بلکه از یک سرویس آماده استفاده میکنند که از قبل توسط یک شرکت ارائه دهنده خدمات ابری راه‌اندازی شده است. سرویس ایمیل ابری به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان امکان راه‌اندازی دارد؛ بدون این که نیاز به آماده‌سازی زیرساخت داشته باشد. یک سرویس ایمیل ابری می‌تواند به یک یا چند شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کند.
استفاده از ایمیل سازمانی برای کسب و کار شما چه مزیتی دارد؟
فارغ از این که از چه روشی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی استفاده کنید، این بستر از جنبه‌های مختلفی روی کیفیت ارتباطات رسمی شما تاثیرگذاراست . در این قسمت به برخی از مهمترین مزیت‌های استفاده از ایمیل سازمانی پرداخته‌ایم:
مطرح شدن دامنه و نام تجاری شما در ایمیل سازمانی
زمانی که یکی همکاران شما پیامی را از حساب ایمیل سازمانی خود ارسال کنند، دریافت کننده ایمیل با دیدن آدرس فرستنده درمی‌یابد که پیام از طرف سازمان شما ارسال شده و یک پیام رسمی است. به علاوه، در صورتی که روی همان “دامنه” صفحه وب سایتی هم داشته باشید، مخاطبان می‌توانند از روی دامنه ایمیل به صفحه وب‌سایت شما برسند و بیشتر با شما و کسب و کارتان آشنا شوند.
اعتماد سازی و رسمیت بخشیدن به ارتباطات
سرویس‌های ایمیل رایگان در دسترس همه کاربران قرار دارند، حتی خلافکاران؛ به همین دلیل اگر از ایمیل‌های رایگان پیامی ارسال کنید، به احتمال زیاد افراد کمی به ایمیل شما اعتماد کرده یا آنرا رسمی تلقی میکنند. همین مسئله در استفاده از بسترهای رایگان دیگر مثل پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی هم صدق می‌کند. تبادل اطلاعات مهم و رسمی از یک بستر عمومی، بسیار غیر حرفه‌ای است و درست مثل این است که اطلاعات رسمی و محرمانه خود را در محیطی نامعتبر و غیر قابل کنترل رها کنید.
برخورداری از بستری متناسب با سیاست‌های کلان سازمان
شما می‌توانید سرویس ایمیل سازمانی خود را کاملا منطبق بر سیاست‌های کلان و استانداردهای سازمان خود پیاده‌سازی کنید. مواردی چون مدیریت محل ذخیره‌سازی اطلاعات، مدیریت دسترسی‌ها، مدیریت اسپم‌ها، استفاده از ابزارهای امنیتی ویژه و اتصال سرویس ایمیل به سایر سامانه‌های سازمان، در سرویس ایمیل سازمانی قابل مدیریت است. همچنین می‌توانید بستر ایمیل سازمانی را با لوگو و طراحی اختصاصی متناسب با برند بوک سازمان خودتان داشته باشید.
بهره‌مندی از ابزارهای پیشرفته ارتباطی
اکثر سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای علاوه بر تبادل ایمیل مجهز به امکانات و ابزارهای تکمیلی هستند که بصوت یکپارچه در بستر ایمیل قرار دارند. کاربردی‌ترین این ابزارها عبارتند از:
- تقویم سازمانی برای مدیریت زمان و جلسات و برنامه‌ریزی تیمی
- مدیریت وظایف، ثبت وظایف و مدیریت تیمی یا شخصی وظایف در بستر ایمیل
- امکان به‌اشتراک‌گذاری ایمیلها، تقویم‌ها، وظایف و مستندات با همکاران
- فضای ابری برای بارگذاری و مدیریت مستندات در بستر ایمیل
- مدیریت مخاطبان، ایجاد فهرست‌های سازمانی و تیمی از مشتریان یا همکاران
- مدیریت تخصصی حساب، ایجاد امضاهای مختلف، امکان اعطای نمایندگی ایمیل به سایر همکاران
- ابزارهای مختلف برای مدیریت و سازماندهی خودکار پیام‌ها (فیلتر‌های خودکار، برچسب‌ها، پرچم‌گذاری و امکان اجرا و ذخیره جستجوهای پیشرفته روی ایمیلها)
نکات اساسی در راه‌اندازی و خرید سرویس ایمیل سازمانی
حال که مزایای یک سرویس ایمیل سازمانی را شناختید، برای انتخاب سرویس ایمیل مناسب، باید انتظارات خود را از این سرویس شفاف کنید. در اینجا مهمترین مواردی که باید به آنها توجه کنید را با هم مرور می‌کنیم.
۱- نیازمندی‌های خود را شناسایی کنید
گام نخست برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی، شناخت دقیق نیازمندی‌ها و انتظارات سازمان یا شرکت شما از سرویس ایمیل است. در صورتی که قبلا از سرویس ایمیل سازمانی استفاده کرده باشید، با برخی از این نیازمندی‌ها آشنا هستید. شما می‌توانید با پاسخ دادن به چند سوال زیر، تخمین بهتری از سرویس ایمیل سازمانی مطلوب برای کسب و کار خود داشته باشید:
- سازمان یا کسب و کار شما به چند حساب کاربری ایمیل نیاز دارد؟
- چقدر فضای ذخیره‌سازی برای هر حساب ایمیل لازم دارید؟
- چه نیازمندی‌ها و ابزارهای جانبی در کنار سرویس ایمیل لازم دارید؟
۲- در مورد ابزارهای حرفه‌ای و نوین اطلاعات کسب کنید
همانطور که گفته شد، سرویس‌های ایمیل فقط برای تبادل پیام به کار نمی‌روند و مجموعه‌ای از ابزارهای ارتباطی نظیر تقویم سازمانی، امکان مدیریت وظایف و مخاطبان، سازماندهی پیام‌ها و مدیریت مستندات را در بستر ایمیل ارائه می‌دهند. شناخت بهتر این ابزارها به شما کمک می‌کند که مناسب‌ترین سرویس ایمیل سازمانی را بر اساس نیازمندی سازمان خود انتخاب کنید.
۳- روش‌های مختلف راه‌اندازی ایمیل سازمانی را بشناسید
روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی وجود دارد. اما برای تمام این روش‌ها، اولین گام تهیه یک دامنه یا Domain اختصاصی است که به تنظیمات آن دسترسی داشته باشید. مرحله بعد، راه‌اندازی سرویس ایمیل روی این دامنه است. در صورتی که از قبل دامنه اختصاصی تهیه کرده باشید، برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی می‌توانید یکی از روش‌های زیر را دنبال کنید:
خرید ایمیل ابری
یک روش سریع و ازران برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی، خرید ایمیل ابری است. ایمیل ابری یک سرویس ایمیل حرفه‌ای است که از قبل روی سرورهای شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل نصب و راه‌اندازی شده است. برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که نمی‌خواهند برای خرید زیرساخت هزینه کنند، سرویس ایمیل ابری یک انتخاب مقرون به صرفه و حرفه‌ای است.
استفاده از ایمیل تحت هاست
یک روش دیگر برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی، استفاده از سرویس ایمیل تحت هاست است. شما می‌توانید با خرید هاست، از سرویس ایمیل آن – که به صورت خدمات جانبی ارائه شده است- به عنوان ایمیل سازمانی استفاده کنید. البته قابلیت‌های این سرویس‌های ایمیل به هیچ عنوان قابل مقایسه با سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای نیست. سرویس‌های ایمیل تحت هاست، راهکار تخصصی برای دسترس‌پذیری و پایداری سرویس ایمیل ندارند. به علاوه مدیریت اسپم و ابزارهای امنیتی تخصصی ایمیل و پشتیبانی تخصصی در ایمیل تحت هاست وجود ندارد.
نصب نرم‌افزار سرویس ایمیل متن باز روی هاست سازمان
روش دیگری که برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی وجود دارد، نصب یک سرویس ایمیل حرفه‌ای متن باز روی هاست متعلق به سازمان خودتان است. در این روش هم شما ابتدا نیاز به خرید یک هاست دارید .در ادامه لازم است نرم‌افزار یک سرویس ایمیل را تهیه کنید و تمامی عملیات نصب، راه‌اندازی، تنظیمات و بهره‌برداری از سرویس ایمیل را انجام دهید. البته به دلیل این که نصب و راه‌اندازی سرویس ایمیل یک فرایند پیچیده و تخصصی است، نیاز به دانش فنی کامل و تخصص کافی دارد و شما نیاز به یک تیم متخصص و حرفه‌ای برای راه‌اندازی و پشتیبانی سرویس ایمیل دارید.
خرید سرویس ایمیل نصب در محل
در این روش، شما می‌توانید سرویس ایمیل را به صورت نصب در محل خریداری کنید تا روی زیرساخت یا هاست سازمان شما نصب و راه‌اندازی شود. در نتیجه نصب و راه‌اندازی و پشتیبانی سرویس ایمیل به عهده شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل است و شما می‌توانید به راحتی از سرویس ایمیل خود استفاده کنید. مزیت این روش امکان نظارت و مدیریت بر محل ذخیره‌سازی اطلاعات و سخت‌افزارهای سرویس ایمیل است.
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم به زبانی ساده به معرفی ایمیل سازمانی بپردازیم و مزیت‌های استفاده از ایمیل سازمانی را به عنوان یک ابزار ارتباطی رسمی و بسیار کارآمد در ارتباطات سازمانی بررسی کنیم. در ادامه نیز به نکاتی پرداختیم که به شما کمک میکنند برای راه‌اندازی و خرید ایمیل سازمانی انتخاب بهتری داشته باشید.
