چند ویژگی پنهان جیمیل که از آن اطلاعی نداشتید

جیمیل (Gmail) شاید پرکاربردترین سرویس ایمیل دنیا باشد، اما اکثر کاربران تنها از ۱۰ درصد ظرفیت واقعی آن استفاده می‌کنند. اگر هدف شما مدیریت ایمیل‌ها به صورت حرفه‌ای، افزایش امنیت و صرفه‌جویی در وقت است، باید از لغو ارسال و حالت آفلاین فراتر بروید.

در این مقاله، ما به شما ۸ مورد از ترفندهای پنهان جیمیل را آموزش می‌دهیم که زندگی دیجیتالی شما را متحول می‌کند. خواهید آموخت که چگونه با استفاده از علامت مثبت (+) آدرس‌های بی‌نهایت بسازید، چگونه با Search Operators قوی‌ترین جستجو را انجام دهید و چگونه با Templates پاسخ‌های تکراری خود را در کسری از ثانیه ارسال کنید. این ویژگی‌ها، جیمیل شما را از یک صندوق ورودی ساده به یک ابزار مدیریت حرفه‌ای تبدیل خواهند کرد.

جیمیل درواقع یک راه حل مبتنی بر ابر است که به کسب و کارها کمک می کند تا ارتباط خود را در سراسر سازمان از طریق ایمیل ساده تر کنند. این ویژگی به متخصصان امکان می دهد که پیام های صندوق ورودی را در دسته های مختلف مرتب کنند و ایمیل ها را با استفاده از قابلیت “Drag and Drop” در برگه جدید قرار دهند و یا با استفاده از نسخه وب،  اندروید و آی او اس چندین حساب جیمیل را مدیریت کنند.

با این حال هنوز کاربرانی وجود دارند که از ویژگی های پنهان جیمیل بی خبرند، از این رو در این مقاله قصد داریم ۸ مورد از این ویژگی هارا بیان کنیم، در ادامه برای ما همراه باشید.

لغو ایمیل های ارسالی

آیا می دانستید اگر به اندازه کافی سریع باشید می توانید ایمیل های ارسالی را لغو کنید؟. اگر هنگام ارسال ایمیل دقت کرده باشید، احتمالا متوجه دکمه بزرگی با عنوان “Undo” در اعلان های ارسال شده پیام خود شده اید. شما می توانید با استفاده از این ویژگی ایمیل ارسال شده خود را بازگردانید.

به طور پیش فرض، جیمیل این ویژگی را بر روی پنج ثانیه تنظیم کرده است و شما اگر به اندازه کافی سریع بوده باشید، می توانید اشتباه خود را تصحیح نمایید. 

ممکن است برای شما نیز جای سوال باشد که آیا می توان زمان پنج ثانیه ای را افزایش داد یا خیر؟ جواب مثبت است. شما می توانید پس از ورود به بخش Settings>General این زمان را افزایش دهید. این تنظیمات شامل ۴ گزینه است که هر کاربر می تواند حداکثر زمان لغو را تا ۳۰ ثانیه تنظیم نماید.

جیمیل را به صورت آفلاین استفاده نمایید

آیا می دانستید حتی زمانی که به اینترنت دسترسی ندارید نیز می توانید از جیمیل استفاده کنید؟ این قابلیت که در ماه های اخیر به این برنامه اضافه شده است به شما امکان می دهد به صورت آفلاین جیمیل خود را بررسی کنید. برای فعال کردن این ویژگی کافیست به بخش Gmail>Offline رفته و گزینه Enable Offline Mail را فعال نمایید. اگر از نسخه جیمیل در G Suite Google (برای مشتریان سازمانی) استفاده می کنید. سرپرست شما باید دسترسی آفلاین را فراهم کند.

با استفاده از این روش می توانید انتخاب کنید که چه تعداد از ایمیل های چند روز اخیر را بدون اتصال به اینترنت دسترسی داشته باشید (توجه داشته باشید که برای استفاده آفلاین از جیمیل باید از مرورگر کروم به سایت مورد نظر مراجعه نمایید).

ارسال نوتیفیکیشن

اگر شما آن دسته از افرادی هستید که همواره با رایانه کار می کنند، و همیشه ایمیل های خود را بررسی می نمایند، بدون شک این ویژگی برای شما ارزشمند خواهد بود.

جیمیل در واقع قادر است هشدار هایی را بر روی دسکتاپ شما ارسال کند. به این صورت که حتی اگر تمام پنجره های مرورگر جیمیل شما نیز بسته باشد، Gmail همچنان می تواند هنگام ورود ایمیل های جدید برای شما نوتیفیکیشن ارسال کند. شما می توانید این تنظیمات را در برگه General تنظیمات جیمیل، با عنوان Desktop Notifications پیدا کنید.

حالت محرمانه

اگر اطلاعات خصوصی خود را از طریق ایمیل به اشتراک می گذارید، ممکن است ایده خوبی باشد که از حالت محرمانه جیمیل استفاده کنید. این ویژگی به شما امکان می دهد تاریخ انقضا و رمز عبور را برای ایمیل های خاص تعیین کنید. و حتی می توانید با استفاده از این روش از فوروارد، کپی، چاپ و یا دانلود آن توسط گیرنده جلوگیری نمایید.

جیمیل خود را از دستگاه های مختلف خارج کنید

اگر می خواهید مطمئن شوید که تنها از جیمیل نسخه وب استفاده می کنید، تنها کافیست به پایین صندوق ورودی خود در پایین صفحه بروید، و بر روی گزینه “Details” کلیک کنید. با انجام این کار، نشست های فعال شما نمایش داده می شود. بر روی گزینه “Sing out all other Gmail” کلیک کنید تا حساب جیمیل از تمامی دستگاه ها خارج شود.

ایمیل ها را برنامه ریزی کنید تا در زمان مشخص ارسال شوند

با استفاده از این ویژگی می توانید ایمیل های زمانبندی شده ارسال کنید. برای مثال می توانید در یک تاریخ و یا ساعت مشخص به برنامه اعلام کنید که ایمیل مورد نظر شما را ارسال نماید.

برای انجام این کار هنگام استفاده از نسخه دسکتاپ، کافی است بر روی فلش کنار دکمه “Send” کلیک کنید. در نسخه موبایلی نیز کافی است بر روی آیکون “سه نقطه” که در گوشه بالا سمت راست برنامه ظاهر می شود را انتخاب نمایید.

دریافت ایمیل های اختصاصی

جیمیل کار تحسین بر انگیزی در فیلتر کردن صندوق ورودی شما انجام می دهد تا پیام هایی که برای شما مهم است به صندوق ورودی شما بروند و مابقی به بخش های اجتماعی و یا تبلیغاتی منتقل شوند. از این رو همیشه ایمیل های اصلی مورد نیاز شما در صفحه اصلی قابل مشاهده اند و می توانید به آنها دسترسی داشته باشید.