بهترین راه برای سازماندهی ایمیل های شما: حتی بایگانی کردن آنها

ما توصیه می کنیم با استفاده از OHIO (تنها یکبار آن را دسته بندی کنید) به ترتیب ایمیل های خود را رده بندی کنید. بخش اساسی OHIO، ایمیل های آرشیوی است که شما لازم دارید آنها را نگه دارید – خارج از صندوق پستی خود! به همین دلیل است که بایگانی ایمیل مهم است و چرا شما نباید با پوشه ها نگران باشید ، با تک تیپ همراه باشید.

چرا لازم است ایمیل های خود را سازماندهی کنید

خلاصه سریع از مقاله OHIO ما: صندوق ورودی شما یک آرشیو نیست، یک جعبه، یک کابینت پر، و یا کف زمین. صندوق ورودی است!

وقتی که صدها یا هزاران ایمیل در صندوق ورودی خود دارید، آنها به سرعت به خاک سپرده می شوند. این خارج از ذهن نیست  که پیدا کردن ایمیل های خاص بسیار سخت‌تر است؛ به این ترتیب کلاینت پست شما به کندی کار می کند (حتی اگر شما از طریق یک مرورگر مانند Gmail به ایمیل خود دسترسی داشته باشید) و آن ممکنه است از حافظه شما استفاده کند اگر از Outlook یا Apple Mail در تلفن خود استفاده می کنید

بیشتر بدانید : آموزش زمان‌بندی ایمیل

خط پایین: دلیلی نیست که تمام ایمیل های شما در صندوق ورودی شما باشد و دلایل زیادی برای آن وجود ندارد.

با توجه به این موضوع، شما لازم است یک ایمیل را مدیریت کنید (پاسخ به آن/ ارسال آن، تبدیل آن به یک کار، ایجاد یک جلسه) و سپس ایمیل را یا حذف یا بایگانی کنید. اینجا این است که باید بدانید چگونه آن را انجام دهید.

کجا باید ایمیل های خود را بایگانی کنید

email های شما باید به پوشه بایگانی برود. آنها نباید به یکی از چند صد پوشه ای که با دقت سازماندهی شده اند، برود؛ آنها باید به پوشه بایگانی برود.

این اعلامیه، کاملا مشخص است؛ بنابراین کمی توجیه لازم است.

اول، ترتیبی از پوشه ها زمانی را برای راه‌اندازی و نگهداری می گیرد، زمانی که بهتر است صرف مدیریت ایمیل های شما شود. دوم، اینکه می تواند تلاش کمی برای تصمیم گیری در مورد جایی که ایمیل باید برود؛ بگیرد – ایمیل همکارانتان را در مورد اینکه چرا آنها ممکن است مهلت پروژه ای را که در پوشه آن پروژه رفت از دست بدهند؟ پوشه برای آن شخص؟ پوشه درس یاد گرفته شده- و تصمیم گیری پس از تحلیل کردن و مرتب کردن ایمیل ها، وقت گیر است. در نهایت پیدا کردن ایمیل های با تاریخ دیرتر می تواند بسیار دیوانه کننده باشد در حالیکه هر یک از آن ها می توانست در پوشه های جداگانه باشد و هر پوشه شامل صدها ایمیل.

یک آرشیو تنها باعث می شود که ایمیل های شما از صندوق ورودی به سادگی جا به جا شود، زیرا شما مجبور نیستید مشغول هر گونه تفکر یا تصمیم گیری شوید. شما فقط email را میدیرت و آن را به آرشیو خود منتقل می کنید. این نمی تواند ساده‌تر باشد وقتی  که شما سعی می کنید بالای جریان بی پایان ایمیل ها قرار بگیرید، و می خواهید فرآیند خود را به همان اندازه ساده و آسان انجام دهید. هر مشکل و یا رنجی در مقیاسی بزرگ است، بنابراین چیزی که یک ناراحتی جزئی است و یا زمانی را برای یک ایمیل صرف می کرد مشکلی بزرگ و زمانی برای صدها email ها صرف خواهد کرد.

برای بعضی از افراد، این تسکینی برای رفع رنج ساختار پوشه خواهد شد، اما بعضی دیگر لازم خواهند داشت تا در پاکت کاغذی نفسی بکشند چون فکر از دست دادن ساختار زیبا، منطقی، پیچیده و با طراحی زیبای پوشه را از دست خواهند داد. اگر شما اینگونه هستید، متأسفانه، این امر سخت است که درک شود. ما درد شما را می شناسیم، اگرچه که ما مطمئن هستیم، مزایای بلند مدت یک آرشیو تنها، درد کوتاه مدت تغییرات سیستم شما را جبران خواهد کرد.

چگونه ایمیل های خود را به طور عمده بایگانی کنید

احتمالا به نظر می رسد که برای آرشیو ایمیلهایتان فقط لازم است انها را به پوشه بایگانی منتقل کنید و حق با شما است. اما اگر شما در صندوق پستی خود صدها یا هزاران ایمیل داشته باشید، پس انتقال آنها به صورت جداگانه ، بسیار اضطراب آور خواهد بود. در حالت ایده آل، شما نیاز به پیدا کردن راهی دارید تا آنها را به صورت انبوه، منتقل کنید.

اگر شما از کلاینتی مانند Microsoft Outlook  یا Apple Mail استفاده می کنید، انتخاب انبوه email اسان است. روی ایمیلی در صندوق ورودی خود کلیک کنید، به پایین صفحه بروید، کلید SHIFT را در صفحه کلید خود فشار دهید و ایمیل دیگری را انتخاب کنید. تمام ایمیل های بین ایمیل اول و دوم، انتخاب می شوند. شما می توانید آنها را در پوشه بایگانی خود بکشید و رها کنید یا از دکمه بایگانی استفاده کنید. مانند نماد فلاپی دیسک که برای نشان دادن ذخیره استفاده می شود، یک نماد استاندارد برای بایگانی وجود دارد که مانند جعبه آرشیو مقوایی سنتی ظاهر می شود. اینن نماد برای دکمه بایگانی در هر دو موردOutlook   و Apple Mail  (هر دو برنامه های کلاینت و برنامه های تلفن همراه) است.

اگر از کلاینت Outlook استفاده می کنید، می توانید یک راه سریع را بسازید که همه email های انتخاب شده را به عنوان خواندن علامت گذاری می کند و آنها را با کلیک یک دکمه (یا میانبر صفحه کلید) به پوشه بایگانی انتقال می دهد.

اگر تصمیم گرفتید تازه شروع کنید، همیشه می توانید با استفاده از میانبر صفحه کلید Ctrl + A (Command + A در Mac) تمام email هایی را که در صندوق ورودی شما هستند، انتخاب و آنها را بایگانی کنید. ما نمی توانیم به شما بگوئیم که این کار درست است، اما مطمئنا صندوق ورودی بسیار سریع خالی می شود.

در یک رابط وب مانند Gmail، می توانید یک صفحه را در یک زمان با کلیک بر روی کادر در بالای صفحه انتخاب کنید.

برای اولین بار که ایمیل ها را انتخاب کردید آرشیو را کلیک کنید تا آنها منتقل شوند

هیچ میانبری در صفحه کلید برای انتخاب همه ایمیل ها در صندوق پستی Gmail شما وجود ندارد (اگر چه * + a همه ایمیل ها را در یک صفحه انتخاب می کند) اما هنگامی که همه ایمیل های یک صفحه را انتخاب کرده اید، نوار پیام در بالای ایمیل ها ظاهر می شود که به شما گزینه ای برای انتخاب همه ایمیل ها در صندوق ورودیتان را می دهد.

برای انتخاب همه ایمیل ها در صندوق ورودی خود، روی این لینک کلیک کنید. نوار پیام تغییر خواهد کرد تا شما بتوانید انتخاب را لغو کنید.

چند email باید بایگانی کنید؟

تعداد ایمیل هایی که می خواهید یک بار بایگانی کنید، واقعا مربوط به شماست. همانطور که قبلا گفتیم، داشتن صندوق ورودی خالی در بهترین حالت، موقت و در بدترین حالت تقریبا غیرممکن است. کنترلی از طرف شما بر آنچه که وارد صندوق ورودی می شود، نیست، زیرا هرکسی با داشتن آدرس email شما می تواند چیزی برای شما ارسال کند. بنابراین حتی اگر شما موفق به خالی کردن صندوق پستی خود شوید، آن خالی نخواهید ماند. مطابق این گفته این هدف بدی برای رسیدن نیست، زیرا داشتن صندوق پستی خالی، حتی برای یک مدت کوتاه، قطعا کمی فشار را از شانه های شما می گیرد. اما این خالی نخواهد ماند، به همین دلیل مدیریت ایمیل شما یک فرآیند است، نه یک هدف. البته، لازم نیست ایمیلی را که نمی خواهید نگه دارید، بایگانی کنید، می توانید آن را حذف کنید – این یک گزینه عالی برای صرفه جویی در فضا است.

بنابراین به جای گذاشتن همه تلاشتان روی آرشیو (یا حذف) هر ایمیلی که در صندوق ورودی تان است، بر روی اهداف قابل دسترس که استرس ایمیل شما را کاهش می دهد، تمرکز کنید. فقط شما می‌دانید که چه مواردی استرس ایمیل شما را کاهش می دهد، اما به طور مثال موارد زیر اهداف هستند:

هیچ ایمیلی با اولویت بالا در پایان روز رها نشده باشد

هیچ ایمیلی بیش از دو روز کاری در صندوق ورودی تان نباشد

هیچ ایمیلی از کارکنان / مدیران / مشتریان شما (حذف نکنید) در پایان هفته نباشد